Mô tả nghiệp vụ hệ thống

Hệ thống Quản lý Vận hành
Activation Event

Giai đoạn 1 — Nền tảng quản lý nhân sự thời vụ, hàng hoá tại điểm và nghiệm thu chiến dịch

Khách hàng: [Tên khách hàng]
Đơn vị triển khai: [Tên công ty]
Ngày phát hành: [Ngày]
Phiên bản: 1.0

PHẦN ITổng quan giải pháp

1.1 · Bối cảnh & định vị

Một chiến dịch Activation trải trên nhiều địa điểm, nhiều tỉnh thành, kéo dài nhiều tuần, huy động hàng chục đến hàng trăm nhân sự thời vụ làm việc theo ca. Bài toán cốt lõi không nằm ở “quản lý sự kiện” mà ở vận hành lực lượng lao động thời vụ phân tán, kèm hệ kho hàng tại nhiều điểm và kênh thu thập dữ liệu khách hàng ngay tại chỗ.

Sản phẩm đầu ra cuối cùng của mọi dự án là Báo cáo nghiệm thu với Nhãn hàng — chứng minh chiến dịch đã chạy thật, có kiểm soát, có số liệu và hình ảnh làm bằng chứng.

Ba trục giá trị chạy song song

Trục	Chuỗi vận hành	Kết thúc bằng
Nhân sự	Tuyển → Đào tạo → Ký hợp đồng → Phân ca → Chấm công → Thưởng phạt → Lương	Bảng lương + Đánh giá năng lực
Hàng hoá	Nhập về điểm → Bàn giao ca → Phát cho khách → Kiểm đếm → Trả lại	Xuất–Nhập–Tồn + Quy trách nhiệm thất thoát
Dữ liệu	Chỉ tiêu KPI → Data khách thu tại điểm → Số liệu vận hành	Báo cáo nghiệm thu

1.2 · Trục dữ liệu xương sống

Dự án

Địa điểm — mỗi địa điểm đồng thời là một kho hàng

Ca làm việc → Phân công cho từng CTV (đơn giá gắn ở đây)

Chấm công · Lỗi & Thưởng · Bàn giao ca

Hoạt động tại điểm → Lượt tương tác với khách

Data khách hàng · Ảnh bằng chứng · Xuất kho · Cộng chỉ tiêu KPI

Tồn kho tại booth

Ba nguyên tắc thiết kế nền tảng

Đơn giá gắn ở dòng phân công, không gắn ở ca. Cùng một ca, hai CTV có thể khác giá — do ngày lễ, do trình độ, do đi qua Supervisor hay không.
Tồn kho thuộc về Booth, không thuộc về CTV. Bàn giao ca chuyển trách nhiệm giữ hàng và là điểm chốt số để quy trách nhiệm khi lệch.
Danh tính CTV là duy nhất trên toàn hệ thống, nhưng quan hệ giữa doanh nghiệp và CTV là riêng tư. Các doanh nghiệp không nhìn thấy CTV của nhau; một CTV làm cho nhiều doanh nghiệp là chuyện bình thường.

1.3 · Mô hình vai trò hai tầng

Hệ thống không có danh sách vai trò cố định kiểu Agency / Nhãn hàng / Supervisor. Thay vào đó chỉ có hai loại tài khoản, còn ai làm gì trong dự án nào là do vai trò gán theo từng dự án quyết định.

Vì sao thiết kế như vậy: nhãn hàng hoàn toàn có thể tự tạo và điều hành dự án mà không qua agency. Nếu cố định vai trò "Agency" và "Nhãn hàng" ở cấp hệ thống thì mỗi tình huống mới lại phải thêm một vai trò. Tách hai tầng giúp hệ thống mở rộng được mà không phải sửa cấu trúc — đây cũng là điều kiện để sau này chuyển thành nền tảng dùng chung cho nhiều đơn vị.

Tầng 1 — Loại tài khoản ★ Đề xuất

Chỉ có hai loại, cố định:

Loại tài khoản	Bản chất
Tài khoản Tổ chức (người quản lý — tạo việc)	Thuộc về một doanh nghiệp. Tạo dự án, tuyển dụng, điều hành, chốt công và lương. Một doanh nghiệp có nhiều tài khoản thành viên
Tài khoản CTV (người thực hiện công việc)	Cá nhân làm việc thời vụ. Nhận ca, chấm công, ghi nhận hoạt động tại điểm, nhận thù lao

Ứng viên chưa phải tài khoản — nộp hồ sơ qua link công khai, chỉ trở thành tài khoản CTV sau khi hai bên xác nhận hợp tác.

Tầng 2 — Vai trò trong từng dự án ★ Đề xuất

Gán riêng cho từng dự án. Cùng một người có thể là Quản lý dự án ở dự án này và chỉ là người xem ở dự án khác.

Vai trò trong dự án	Gán cho loại tài khoản	Phạm vi
Quản lý dự án	Tổ chức	Toàn bộ dự án: thiết lập, phân ca, duyệt bảng công, chốt lương, nghiệm thu
Điều phối viên (Supervisor)	Tổ chức hoặc CTV	Vùng / địa điểm được giao: quản CTV, ghi lỗi thưởng, duyệt đơn, đề xuất điều chỉnh công
Lead ca	CTV	Một ca cụ thể: xác nhận nhận hàng, chủ trì bàn giao ca thay cho việc tất cả cùng xác nhận
CTV thực hiện	CTV	Ca được phân: chấm công, ghi nhận hoạt động, nhận và bàn giao hàng
Người xem báo cáo	Tổ chức	Chỉ đọc: tiến độ, số liệu, hình ảnh, báo cáo nghiệm thu. Dành cho nhãn hàng hoặc cấp trên

Điểm mấu chốt — Supervisor không phải một loại tài khoản. Thực tế có hai kiểu Điều phối viên khác hẳn nhau: kiểu nội bộ là nhân viên của đơn vị thực hiện, hưởng lương công ty, không chấm công; kiểu thời vụ chính là một CTV được nâng quyền trong đúng dự án đó, có chấm công và nhận thù lao như CTV. Đặt Điều phối viên ở tầng 2 thì cả hai kiểu đều dùng chung một cơ chế, không phải tạo hai vai trò riêng.

Quan hệ giữa các bên trong một dự án

Vai trò agency và nhãn hàng không nằm ở cấp hệ thống mà là quan hệ trong từng dự án:

Quan hệ	Ý nghĩa
Bên thực hiện	Tổ chức đứng ra triển khai dự án (thường là agency)
Bên đặt hàng	Tổ chức sở hữu chiến dịch (nhãn hàng). Có thể bỏ trống nếu bên thực hiện tự chạy chiến dịch của mình
Nhà cung cấp	Tổ chức cung cấp booth, vận chuyển, hàng hoá

Một tổ chức có thể là bên thực hiện ở dự án này và bên đặt hàng ở dự án khác. Nhãn hàng tự tạo và tự chạy dự án chỉ đơn giản là trường hợp bên thực hiện và bên đặt hàng là cùng một tổ chức.

Ví dụ cụ thể — ba tình huống thường gặp

Tình huống 1 — Agency chạy chiến dịch thuê cho nhãn hàng. Đây là mô hình phổ biến nhất.

Dự án: “Sampling sữa hạt tại 12 trung tâm thương mại Hà Nội” · Bên thực hiện: Công ty sự kiện Ánh Dương · Bên đặt hàng: Nhãn hàng NutriFarm

Ai	Tầng 1 — Loại tài khoản	Tầng 2 — Vai trò trong dự án	Làm gì
Chị Lan nhân viên Ánh Dương	Tổ chức (thuộc Ánh Dương)	Quản lý dự án	Lập dự án, phân ca, duyệt bảng công, chốt lương, xuất báo cáo nghiệm thu
Anh Hùng cộng tác viên lâu năm	CTV	Điều phối viên phụ trách 5 điểm khu vực Cầu Giấy	Quản CTV tại 5 điểm, ghi lỗi thưởng, duyệt đơn. Vẫn chấm công và nhận thù lao như CTV
Bạn Trang	CTV	Lead ca ca sáng điểm Vincom	Thay mặt cả ca xác nhận nhận hàng, chủ trì bàn giao ca
40 bạn PG, PB, Mascot	CTV	CTV thực hiện	Chấm công, phát quà, thu data khách
Chị Mai marketing NutriFarm	Tổ chức (thuộc NutriFarm)	Người xem báo cáo	Xem tiến độ, chỉ tiêu, ảnh booth. Không thấy đơn giá trả CTV, không thấy lỗi phạt

Tình huống 2 — Nhãn hàng tự chạy, không thuê agency.

NutriFarm tự tổ chức roadshow nội bộ. Khi đó bên thực hiện và bên đặt hàng là cùng một tổ chức. Chị Mai từ vai trò “người xem báo cáo” chuyển thành Quản lý dự án. Cấu trúc còn lại giữ nguyên — vẫn tuyển CTV, vẫn phân ca, vẫn chấm công. Hệ thống không cần thêm vai trò mới nào.

Tình huống 3 — Cùng một người, hai dự án, hai vai trò khác nhau.

Anh Hùng · tài khoản CTV→Dự án sữa hạt: Điều phối viên|Dự án bia Tết: CTV thực hiện

Anh Hùng có một tài khoản duy nhất. Ở dự án sữa hạt anh được nâng lên Điều phối viên vì quen địa bàn; ở dự án bia Tết anh chỉ đứng booth như mọi người. Không cần tạo hai tài khoản, và lịch làm việc cá nhân của anh tự gộp ca của cả hai dự án để không bị phân trùng giờ.

Vì sao mô hình này cho phép nhiều đơn vị dùng chung một hệ thống

Giả sử ba đơn vị cùng dùng nền tảng: Ánh Dương, Sao Việt và nhãn hàng NutriFarm. Hệ thống không cần biết ai là agency, ai là nhãn hàng — cả ba chỉ đơn giản là Tổ chức.

Dữ liệu tách theo tổ chức: Ánh Dương không thấy dự án, CTV hay đơn giá của Sao Việt và ngược lại.

Nhưng CTV thì dùng chung một tài khoản. Chị Hoa làm cho cả Ánh Dương lẫn Sao Việt: một tài khoản, một hồ sơ, một lịch cá nhân gộp ca của cả hai nơi. Khi Sao Việt định phân ca cho chị vào sáng thứ Bảy mà giờ đó chị đã nhận ca của Ánh Dương, hệ thống hiện đã bận và không cho phân — nhưng không tiết lộ chị đang làm cho ai.

Đây chính là lý do phải tách hai tầng. Nếu gắn cứng CTV vào một đơn vị thì chị Hoa phải có hai tài khoản, hai hồ sơ, hai lịch — và không hệ thống nào phát hiện được việc trùng ca.

Hệ quả về kiểm soát: vì Điều phối viên có thể chính là một CTV được nâng quyền — như anh Hùng trong ví dụ trên — nên người duyệt bảng công phải là Quản lý dự án, không phải Điều phối viên. Anh Hùng vừa chấm công cho chính mình vừa duyệt công cho nhóm mình phụ trách là mở đường cho thông đồng.

1.4 · Nguyên tắc cấu hình động

Yêu cầu của Quý khách nhiều lần nhấn mạnh “tuỳ từng dự án”, “tuỳ từng đơn vị”, “không áp cố định”. Chúng tôi thiết kế toàn bộ quy tắc thành tham số cấu hình, không cố định trong mã nguồn.

Mẫu chính sách cấp hệ thống→ Chọn khi tạo dự án→ Sao chép vào dự án→ Chỉnh sửa riêng

Sao chép chứ không tham chiếu: sửa mẫu gốc không ảnh hưởng đến dự án đang chạy. Đây là nguyên tắc bắt buộc để tránh tai nạn thay đổi chính sách khi chiến dịch đang diễn ra.

Những gì cố ý giữ cố định

Để hệ thống đơn giản, dễ vận hành và bảo trì lâu dài, ba nội dung sau được giữ cố định thay vì cho tuỳ biến tự do:

Cách thức phê duyệt — xem giải thích ngay bên dưới
Công thức lương — chọn phương án có sẵn và đặt tham số, không cho tự viết công thức. Các biến số trong công thức (thuế, mức quy đổi điểm, hệ số ngày lễ…) thì vẫn cấu hình được theo từng dự án
Vòng đời trạng thái của các đối tượng — xem Phần IV

Nói rõ về “cách thức phê duyệt” — phần này trước đây viết khó hiểu, xin diễn giải lại.

Hệ thống hỗ trợ hai kiểu duyệt, đều dựng sẵn:
Kiểu 1 — Duyệt nối tiếp: đơn đi qua tối đa hai người, ví dụ Điều phối viên duyệt trước rồi Quản lý dự án duyệt sau là xong. Dùng cho đơn từ của CTV.
Kiểu 2 — Xác nhận đồng thời: nhiều người cùng phải xác nhận thì phiếu mới hoàn tất, ví dụ tất cả CTV đang trực cùng xác nhận đã nhận đủ hàng. Màn hình hiện rõ ai đã xác nhận, ai chưa, đang chờ ai; mỗi người có ô ghi chú riêng.

Cái chúng tôi không làm là công cụ để Quý khách tự vẽ quy trình duyệt nhiều nhánh, nhiều điều kiện như Lark hay Base. Nếu về sau thực sự cần thì đó là một hạng mục riêng.

Chi tiết 51 tham số cấu hình theo dự án xem Phần III.

1.5 · Phạm vi bàn giao

Thành phần	Nội dung
Web quản trị	Dành cho tài khoản Tổ chức — theo vai trò được gán trong từng dự án
Web vận hành cho CTV	Chạy tốt trên trình duyệt điện thoại, dùng ngay không cần cài ứng dụng
Bộ API cho ứng dụng mobile	Toàn bộ giao diện lập trình để đội mobile xây dựng app iOS/Android, bao gồm cơ chế đồng bộ dữ liệu ghi offline

1.6 · Công nghệ

Thành phần	Công nghệ
Máy chủ ứng dụng	.NET 9
Cơ sở dữ liệu	PostgreSQL
Web quản trị & vận hành	Angular 21
Giao diện lập trình cho mobile	REST API · JWT · OpenAPI
Lưu trữ hình ảnh & tệp	MinIO (chuẩn S3)
Thông báo thời gian thực	WebSocket

Hệ thống chạy được trên cloud (AWS / Azure / GCP / VNG / Viettel) hoặc máy chủ riêng của Quý khách.

1.7 · Quy mô hệ thống

Chỉ tiêu	Giá trị
Nhóm chức năng	14
Chức năng chi tiết	88
Màn hình	~100
Tham số cấu hình theo dự án	51

1.8 · Ký hiệu sử dụng trong tài liệu

Ký hiệu	Ý nghĩa
(không ký hiệu)	Chức năng theo đúng yêu cầu Quý khách đã nêu
★ Đề xuất	Hạng mục chúng tôi chủ động đề xuất bổ sung — không có trong yêu cầu ban đầu nhưng cần thiết để chu trình vận hành khép kín. Mỗi hạng mục đều kèm giải thích lý do
? Cần chốt	Nội dung cần Quý khách xác nhận — tổng hợp tại Phần V

Về phạm vi tài liệu này: đây là bản mô tả nghiệp vụ để Quý khách rà soát và xác nhận. Phần khối lượng, tiến độ và báo giá sẽ được lập riêng sau khi chốt xong nghiệp vụ.

PHẦN IIChi tiết chức năng & nghiệp vụ

Phần này mô tả chi tiết nghiệp vụ của từng chức năng để Quý khách hình dung rõ hệ thống sẽ hoạt động như thế nào, đồng thời làm cơ sở cho việc chốt đặc tả ở giai đoạn đầu dự án.

Quản lý người dùng đa vai trò & Kiểm soát truy cập

6 chức năng

A1 · Quản lý tài khoản người dùng

Quản lý hai loại tài khoản: Tổ chức và CTV (xem mục 1.3)
Tạo, sửa, khoá / mở khoá tài khoản; gán vai trò trong từng dự án
Tên đăng nhập là tên người dùng do chính người đó chọn, không dùng số điện thoại ★ Đề xuất
Số điện thoại và email chỉ dùng để khôi phục mật khẩu và nhận thông báo — đổi được bất cứ lúc nào mà không ảnh hưởng tài khoản
Số CCCD là định danh duy nhất của một con người trong hệ thống, dùng để chống một người tạo nhiều tài khoản CTV — nhưng không phải tên đăng nhập ★ Đề xuất
Một người có thể tham gia nhiều dự án với vai trò khác nhau trong từng dự án

Vì sao không lấy số điện thoại làm tên đăng nhập: CTV đổi số rất thường xuyên; lấy số làm tên đăng nhập thì mỗi lần đổi số là một lần rắc rối. Vì sao CCCD không làm tên đăng nhập: CTV mới vào chưa nộp CCCD ngay (hồ sơ cấp 1) nên chưa có gì để đăng nhập; ngoài ra CCCD là dữ liệu nhạy cảm, gõ ra màn hình đăng nhập ở nơi công cộng là không nên. Tách ba thứ — tên đăng nhập để vào hệ thống, số điện thoại để liên lạc, CCCD để định danh — thì mỗi thứ đổi được độc lập.

A2 · Đăng nhập & Bảo mật tài khoản

Đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu; quên mật khẩu thì khôi phục qua email hoặc số điện thoại
Chính sách độ mạnh mật khẩu khi đặt mật khẩu mới
Không bắt đổi mật khẩu định kỳ và không tự động khoá tài khoản khi nhập sai — tránh gây phiền cho CTV đang đứng ở điểm ★ Theo góp ý
Thay vào đó, sau một số lần nhập sai thì giãn thời gian giữa các lần thử để chống dò mật khẩu tự động, người dùng thật gần như không bị ảnh hưởng ★ Đề xuất
Lịch sử đăng nhập: ghi nhận mọi lần đăng nhập của từng tài khoản — thời điểm, thiết bị, địa chỉ IP, thành công hay thất bại ★ Đề xuất

Vì sao cần lịch sử đăng nhập: gian lận phổ biến nhất trong vận hành CTV là nhờ người khác chấm công hộ — đưa tài khoản cho đồng nghiệp đăng nhập giúp. Lịch sử đăng nhập cho thấy cùng một tài khoản được truy cập từ hai thiết bị khác nhau trong cùng một ca, là căn cứ đối chiếu khi nghi ngờ.

A3 · Xác thực hai lớp ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: tài khoản Tổ chức giữ vai trò Quản lý dự án nắm quyền duyệt công, chốt lương và điều chỉnh đơn giá — nếu bị chiếm quyền sẽ gây thiệt hại tài chính trực tiếp. Xác thực hai lớp là biện pháp bảo vệ tiêu chuẩn cho nhóm tài khoản này.

Ba phương thức: mã OTP qua SMS · mã OTP qua Email · ứng dụng sinh mã (Google Authenticator)
Bật/tắt theo vai trò — khuyến nghị bắt buộc với Chủ tài khoản và Quản lý dự án, tuỳ chọn với Điều phối viên, không áp dụng với CTV
Mã dự phòng khi mất thiết bị; ghi nhận thiết bị tin cậy để không phải xác thực lại mỗi lần đăng nhập

A4 · Hồ sơ cá nhân & Cài đặt người dùng ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: mỗi người dùng cần tự quản lý thông tin và mức độ nhận thông báo của mình. Nếu không có, mọi thay đổi nhỏ đều phải nhờ quản trị viên — không khả thi khi hệ thống có hàng trăm CTV.

Cập nhật thông tin cá nhân, ảnh đại diện, đổi mật khẩu, chọn ngôn ngữ giao diện, bật/tắt từng loại thông báo và từng kênh nhận (trong ứng dụng / email / tin nhắn)

A5 · Vai trò & Phân quyền

Phân quyền chi tiết đến từng thao tác (xem / thêm / sửa / xoá / duyệt) cho từng màn hình
Phân quyền theo vai trò và phân quyền riêng cho từng cá nhân
Phân quyền theo phạm vi: Supervisor chỉ nhìn thấy dữ liệu của các địa điểm được giao trong dự án ★ Đề xuất
Phân quyền theo trường dữ liệu: ba lớp đơn giá hiển thị khác nhau tuỳ vai trò (xem mục Bảng giá ca làm việc) ★ Đề xuất
Phân cấp duyệt đơn từ: Quản lý – Supervisor – CTV

Vì sao cần phân quyền theo phạm vi và theo trường: một dự án có nhiều Supervisor phụ trách các vùng khác nhau, không thể để họ nhìn thấy CTV và số liệu của nhau. Phân quyền theo trường là điểm mấu chốt để Supervisor quản được CTV của mình mà Nhãn hàng không nhìn thấy phần chênh lệch.

A6 · Đăng nhập hỗ trợ ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: CTV đứng ở booth gặp sự cố không chấm công được, gọi về tổng đài. Không có chức năng này, đội hỗ trợ phải hỏi mật khẩu của CTV hoặc đoán mò — vừa mất an toàn vừa chậm.

Quản trị viên đăng nhập dưới danh nghĩa một người dùng để xem đúng những gì họ đang thấy và xử lý giúp. Toàn bộ thao tác trong phiên hỗ trợ được ghi nhật ký riêng, phân biệt rõ với thao tác của chính người dùng

Hồ sơ đối tác, Danh mục & Kho địa điểm tổ chức

4 chức năng

A7 · Hồ sơ doanh nghiệp & Thành viên

Vấn đề Quý khách nêu: một doanh nghiệp có nhiều người cùng vận hành, vậy nên để mỗi người tự tạo hồ sơ rồi xin gán vào doanh nghiệp, hay để doanh nghiệp tạo tài khoản cho từng người?

Chúng tôi đề xuất phương án thứ hai — doanh nghiệp tạo tài khoản thành viên. Nếu để ai cũng tự khai tên công ty rồi xin gán, hệ thống sẽ đầy những doanh nghiệp trùng tên do nhiều người cùng khai, không ai kiểm soát được đâu mới là hồ sơ thật.

Hồ sơ doanh nghiệp là một thực thể riêng, tách khỏi tài khoản người dùng:

Thông tin: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, mô tả thương hiệu và sản phẩm dịch vụ, logo
Một doanh nghiệp có nhiều tài khoản thành viên; mỗi thành viên được phân quyền riêng
Doanh nghiệp không mang nhãn cố định là “agency” hay “nhãn hàng” — vai trò đó xác định theo từng dự án (bên thực hiện / bên đặt hàng / nhà cung cấp), xem mục 1.3

Luồng lập doanh nghiệp và mời thành viên ★ Đề xuất

Người đầu tiên đăng ký, khai hồ sơ doanh nghiệp và trở thành Chủ tài khoản
Chủ tài khoản mời thành viên qua email hoặc số điện thoại
Người được mời bấm link, tự đặt mật khẩu và hoàn tất hồ sơ cá nhân
Chủ tài khoản phân quyền cho từng thành viên, gán vào các dự án cụ thể

Khi nhân sự nghỉ việc ★ Đề xuất — trả lời câu hỏi của Quý khách:

Chủ tài khoản chủ động vô hiệu hoá tài khoản thành viên đó. Không cần liên hệ đơn vị triển khai, doanh nghiệp tự làm được
Vô hiệu hoá chứ không xoá. Mọi dữ liệu người đó đã tạo — phân ca, duyệt công, phiếu kho — vẫn giữ nguyên để truy vết. Xoá đi thì lịch sử dự án mất căn cứ
Chặn trước khi khoá: không vô hiệu hoá được người đang là Quản lý dự án duy nhất của một dự án đang chạy — hệ thống buộc chuyển giao cho người khác trước
Người bị vô hiệu hoá mất quyền đăng nhập ngay lập tức, kể cả phiên đang mở

Chúng tôi bổ sung thêm một điểm Quý khách chưa nêu: nên có Chủ tài khoản dự phòng (ít nhất hai người). Nếu chỉ có một Chủ tài khoản mà người đó nghỉ đột ngột hoặc mất quyền truy cập email, cả doanh nghiệp sẽ bị kẹt — không ai gỡ được ai, không ai mời thêm được người mới. Khi đó bắt buộc phải nhờ đơn vị vận hành can thiệp kèm thủ tục xác minh, rất mất thời gian.

A8 · Danh mục dùng chung

Quản lý tập trung các danh mục dùng lại xuyên hệ thống, thêm/sửa được mà không cần lập trình:

Danh mục	Sử dụng ở đâu
Loại nhân sự (CTV: PG / PB / Mascot / MC / KTV / Helper / Khác)	Định biên, phân ca, bảng giá
Loại dự án · Ngành hàng	Phân loại, so sánh hiệu quả
Loại địa điểm (TTTM, siêu thị, toà nhà, trường học, công viên…)	Kho địa điểm
Loại lỗi & thưởng (mẫu)	Nguồn sao chép vào dự án
Loại quà tặng · Đơn vị tính	Kho hàng
Loại công cụ làm việc	Cấp phát thiết bị
Loại sự cố	Báo cáo sự cố
Loại chỉ tiêu KPI	Mục tiêu chiến dịch
Đơn vị hành chính (Tỉnh / Xã)	Địa điểm
Bộ câu hỏi phỏng vấn ★	Tuyển dụng
Quy trình xử lý tình huống ★	Tài liệu cho CTV tra cứu tại điểm
Khung chấm điểm tuyển dụng ★	Sàng lọc ứng viên
Cơ chế đánh giá sau ca ★	Đánh giá CTV theo ca, không chỉ cuối dự án
Loại chi phí phát sinh ★	Hoàn ứng chi phí tại điểm

Trả lời câu hỏi của Quý khách — có bổ sung dần được. Toàn bộ danh mục trên là dữ liệu do người dùng tự thêm, không phải danh sách cố định trong mã nguồn. Cần thêm một loại danh mục hoàn toàn mới về sau cũng chỉ là khai báo, không phải lập trình lại.

A9 · Kho địa điểm tổ chức

Thông tin điểm: tên, loại, địa chỉ đầy đủ, tỉnh/xã, toạ độ GPS, diện tích, giá thuê tham khảo, lượng người qua lại ước tính, hình ảnh, ghi chú
Bổ sung: người liên hệ tại điểm, giờ hoạt động, có sẵn nguồn điện và nước không, quy định riêng của điểm (giờ được setup, giờ tháo dỡ) ★ Đề xuất
Lịch sử tổ chức: điểm này đã chạy dự án nào, thời gian nào, đạt bao nhiêu phần trăm chỉ tiêu
Hiển thị dạng bản đồ: bấm vào một điểm hiện popup các thông số chính — diện tích, giá thuê, hiệu quả, lượng người qua lại
Chỉ số hiệu quả tự tổng hợp từ dữ liệu các dự án đã chạy tại điểm ★ Đề xuất
Trường thông tin linh hoạt: ngoài các trường cố định, mỗi đơn vị tự thêm trường riêng cho địa điểm (VD: có thang máy chở hàng không, phí gửi xe, tên bảo vệ ca đêm) ★ Theo góp ý
Lịch sử hiệu quả chỉ hiển thị cho đơn vị đã từng chạy tại điểm đó, tránh lộ dữ liệu cạnh tranh — Quý khách đã chốt

Địa điểm hai cấp ★ Theo góp ý

Vấn đề Quý khách nêu: trong một trung tâm thương mại có nhiều sảnh; trong một sân vận động có khu trong nhà, khu ngoài trời, nhà thi đấu. Có lúc chạy một vài khu nhỏ, có lúc thuê cả địa điểm lớn.

Cấp	Nội dung
Địa điểm	Trung tâm thương mại, sân vận động, toà nhà, công viên… — mang địa chỉ, toạ độ, thông tin chung
Khu vực trong địa điểm	Sảnh A, sân trước, khu ngoài trời… — mang diện tích, giá thuê, lượng người qua lại riêng

Dự án chọn từng khu vực cụ thể, hoặc chọn “toàn bộ địa điểm” — trường hợp này được tính như một khu vực đặc biệt bao trùm
Cách tính điểm đánh giá — trả lời câu hỏi của Quý khách: mỗi lần tổ chức chấm điểm cho khu vực thực tế đã dùng. Điểm của địa điểm là trung bình có trọng số theo số lần tổ chức của các khu vực bên trong — khu vực chạy nhiều lần thì ảnh hưởng nhiều hơn tới điểm chung, tránh việc một khu chạy đúng một lần với kết quả bất thường kéo lệch cả địa điểm
Xem được cả hai chiều: điểm tổng của địa điểm, và bảng so sánh giữa các khu vực bên trong để lần sau chọn đúng khu

Chỉ làm hai cấp. Chúng tôi cân nhắc phương án nhiều cấp lồng nhau nhưng không khuyến nghị: thực tế vận hành hiếm khi cần sâu hơn hai cấp, trong khi mỗi cấp thêm vào làm phức tạp toàn bộ khâu chọn điểm, phân ca, chia kho và báo cáo.

A10 · Mẫu chính sách ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: mỗi dự án có quy định khác nhau về mức phạt, quy tắc chấm công, tiêu chí đánh giá. Không có cơ chế mẫu thì mỗi lần mở dự án mới đều phải khai báo lại từ đầu — mất thời gian và dễ sai sót, đặc biệt với đơn vị chạy nhiều chiến dịch song song.

Bảy loại mẫu: quy tắc chấm công · bộ lỗi & thưởng · mẫu ca làm việc · bộ tiêu chí đánh giá · mẫu hợp đồng · mẫu form tuyển dụng · mẫu báo cáo nghiệm thu
Tạo mẫu ở cấp hệ thống → khi tạo dự án chọn mẫu → hệ thống sao chép toàn bộ vào dự án → chỉnh sửa riêng mà không ảnh hưởng mẫu gốc

Tiện ích hệ thống

3 chức năng

A11 · Đa ngôn ngữ giao diện ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: đây là hạ tầng bắt buộc phải làm ngay từ đầu — mọi nhãn, nút và thông báo trong hệ thống phải lấy từ bộ từ điển thay vì viết cứng trong mã nguồn. Bổ sung sau khi hệ thống đã hoàn thiện đồng nghĩa rà lại toàn bộ khoảng 100 màn hình, chi phí gấp nhiều lần. Ngoài ra công cụ này còn cho phép đổi thuật ngữ cho khớp với cách gọi nội bộ của Quý khách mà không cần lập trình.

Áp dụng cho toàn bộ giao diện ứng dụng — cả web quản trị và web vận hành cho CTV: nhãn trường, tiêu đề cột, nút bấm, thông báo, thông điệp lỗi
Giai đoạn 1 cung cấp tiếng Việt (mặc định) và tiếng Anh
Người dùng tự chọn ngôn ngữ hiển thị, lưu theo tài khoản
Quản trị viên sửa được từ ngữ hiển thị trực tiếp trên giao diện, không cần lập trình viên — dùng cả để đổi thuật ngữ theo thói quen của đơn vị
Không bao gồm dịch dữ liệu do người dùng nhập — tên dự án, tên quà tặng, mô tả hoạt động, tài liệu đào tạo và nội dung báo cáo giữ nguyên ngôn ngữ đã nhập
Bổ sung ngôn ngữ thứ ba về sau chỉ là công việc nhập bộ từ điển, không phải lập trình lại

A12 · Cấu hình hệ thống ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: các thông số kỹ thuật cần thay đổi được mà không phải nhờ lập trình viên và không phải dừng hệ thống.

Cấu hình gửi email · nhà cung cấp SMS/Zalo · giới hạn kích thước và định dạng tệp tải lên · thời gian lưu trữ hình ảnh · thông tin đơn vị hiển thị trên báo cáo và hợp đồng · logo và bộ nhận diện trên giao diện

A13 · Nhập & Xuất dữ liệu Excel ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: các đơn vị thường đã có sẵn danh sách CTV và danh sách địa điểm trên Excel. Không có công cụ nhập hàng loạt thì việc đưa dữ liệu ban đầu vào hệ thống trở thành rào cản lớn nhất khiến dự án chậm khởi động.

Nhập hàng loạt: danh sách CTV · danh sách địa điểm · danh mục hàng hoá · danh sách ứng viên
Có tệp mẫu chuẩn để tải về; hệ thống kiểm tra dữ liệu trước khi nhập và báo cáo chi tiết từng dòng lỗi thay vì từ chối toàn bộ tệp
Xuất Excel từ mọi màn hình danh sách theo đúng bộ lọc đang áp dụng

Hồ sơ nhân sự (CTV)

4 chức năng

B1 · Hồ sơ CTV

Nhóm thông tin	Nội dung
Cơ bản	Họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, địa chỉ hiện tại, email, điện thoại, mã số thuế cá nhân
Hình ảnh	Ảnh chân dung, ảnh toàn thân (theo khung chuẩn)
Giới thiệu	Phần tự giới thiệu bản thân
Kinh nghiệm	Vai trò đã làm, công việc cụ thể, link tham chiếu
Giấy tờ	Ảnh CCCD hai mặt
Thể chất	Chiều cao, cân nặng, số đo ba vòng
Tài chính ★	Số tài khoản, ngân hàng, chủ tài khoản — bắt buộc để chi trả lương
Khác ★	Khu vực sẵn sàng làm việc, phương tiện di chuyển, ngoại ngữ

Hai mức hồ sơ: Cấp 1 (chưa có CCCD) — không được phân vào ca làm việc; Đầy đủ (có CCCD và số tài khoản) — phân ca bình thường
Quy tắc này được hệ thống kiểm soát ở bước phân ca — không tạo được dòng phân công cho CTV hồ sơ cấp 1, chứ không chỉ hiện cảnh báo trên màn hình ★ Đề xuất
Quy trình duyệt: CTV nộp hồ sơ → Quản lý dự án hoặc Điều phối viên kiểm tra giấy tờ → duyệt hoặc từ chối kèm lý do
Danh sách hạn chế theo doanh nghiệp: đánh dấu CTV không hợp tác nữa kèm lý do; hệ thống cảnh báo khi phân ca. Không áp dụng chặn trên toàn nền tảng ★ Đề xuất

B2 · Quan hệ Doanh nghiệp – CTV & Lịch cá nhân

Mỗi doanh nghiệp quản lý danh sách CTV riêng. Doanh nghiệp không nhìn thấy CTV của doanh nghiệp khác
Một CTV làm cho nhiều doanh nghiệp là chuyện bình thường của lao động thời vụ — hệ thống hỗ trợ đầy đủ
Xử lý trùng CTV: thêm một CTV đã tồn tại trên hệ thống → hệ thống nhận diện theo CCCD/số điện thoại và gắn quan hệ, không tiết lộ CTV này đang làm cho đơn vị nào khác ★ Đề xuất
Thêm CTV vào dự án phải có xác nhận của cả hai bên — người quản lý gửi lời mời, CTV bấm đồng ý mới chính thức vào danh sách. Không tự ý gán người vào dự án ★ Theo góp ý
Nguồn CTV: tự thêm tay / từ tuyển dụng / CTV tự đăng ký được duyệt
Trạng thái quan hệ: Đang hợp tác / Tạm ngưng / Ngừng hợp tác

Lịch làm việc cá nhân của CTV ★ Theo góp ý

Vì sao cần: một CTV nhận ca từ nhiều dự án của nhiều đơn vị khác nhau. Nếu mỗi bên chỉ nhìn thấy lịch dự án của mình thì sẽ phân trùng giờ, đến sát ngày CTV mới báo bận — lúc đó tìm người thay đã muộn.

Mỗi CTV có một bảng lịch cá nhân duy nhất, tự động gộp ca của tất cả dự án họ đang tham gia trên hệ thống
Khi người quản lý phân ca, khoảng thời gian CTV đã bận ở dự án khác sẽ hiển thị mờ và không chọn được — chỉ thấy là đã bận, không thấy bận ở dự án nào, của đơn vị nào
CTV tự khai thêm khoảng thời gian không nhận việc (bận việc riêng, đi học) để không bị mời vào ca đó
Lịch cá nhân là căn cứ để hệ thống lọc người khi tìm người thay khẩn cấp và khi mở ca cho CTV tự nhận

B3 · Lịch sử làm việc

Danh sách dự án đã tham gia, số ca, tổng giờ làm, điểm đánh giá từng dự án
Phạm vi hiển thị: doanh nghiệp chỉ thấy lịch sử của các dự án do chính mình chạy — Quý khách đã chốt

B4 · Điểm tin cậy ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: đây là chỉ số quan trọng nhất khi chọn CTV cho ca làm việc. Bỏ ca là rủi ro lớn nhất của vận hành Activation — thiếu một CTV là booth hoạt động không đúng kịch bản, ảnh hưởng trực tiếp tới chỉ tiêu và uy tín với nhãn hàng.

Hệ thống tự tính, không nhập tay: tỉ lệ đi làm đúng giờ · tỉ lệ bỏ ca · số lần đi muộn · số lần vi phạm
Gồm cả lịch sử đánh giá qua từng dự án — điểm trung bình và nhận xét từ các dự án đã tham gia, không chỉ số liệu chấm công ★ Theo góp ý
Hiển thị ngay tại màn hình phân ca: “CTV này đã bỏ 2 ca trong 30 ngày qua”

Quản lý dự án

11 chức năng

C1 · Tạo & quản lý dự án

Thông tin: mã dự án (sinh tự động), tên dự án, loại dự án, Bên thực hiện, Nhãn hàng, thông tin nhãn hàng và sản phẩm, logo và banner chiến dịch, thời gian dự án, người phụ trách
Tạo theo hướng dẫn từng bước (5 bước), cho phép lưu nháp giữa chừng: Thông tin chung → Địa điểm & Lịch → Nhân sự & Bảng giá → Hàng hoá & Hoạt động → Chính sách ★ Đề xuất
Sao chép dự án — chọn giữ lại phần nào ★ Theo góp ý:
- Giữ địa điểm, hoạt động, chính sách, bảng giá — khai lại nhân sự và lịch
- Giữ cả nhân sự — chỉ đổi địa điểm và thời gian
- Giữ cả nhân sự và địa điểm — chỉ đổi thời gian (dự án lặp lại theo đợt)
Ghi chú ngày lễ tết theo lịch nhà nước hiển thị ngay trên lịch dự án khi khai thời gian, để không lỡ khi tính hệ số ★ Theo góp ý

Vì sao đề xuất sao chép dự án: với các chiến dịch lặp lại theo quý, đây là chức năng tiết kiệm thời gian nhiều nhất — thay vì khai báo lại hàng chục địa điểm và toàn bộ chính sách.

Vòng đời dự án:

Nháp→Đang tuyển→Sẵn sàng→Đang chạy→Kết thúc vận hành→Đã nghiệm thu→Đã chốt lương→Đóng

C2 · Mục tiêu chiến dịch (KPI)

Khai báo chỉ tiêu theo từng địa điểm và từng khoảng thời gian: số data khách hàng thu thập, doanh thu, số quà phát ra, số lượt tải ứng dụng, số lượt tương tác
Cấu trúc: Loại chỉ tiêu × Phạm vi (toàn dự án / địa điểm / ngày) × Con số mục tiêu × Đơn vị
Hệ thống tự đối chiếu thực tế với chỉ tiêu, hiển thị phần trăm hoàn thành theo thời gian thực
Mọi chỉ tiêu khai ở đây tự động xuất hiện trong báo cáo nghiệm thu cuối dự án — không phải tổng hợp lại bằng tay ★ Đề xuất

C3 · Địa điểm thực hiện

Chọn một hoặc nhiều địa phương (Tỉnh / Xã) → chọn địa điểm cụ thể từ kho địa điểm hoặc tạo mới
Trang mô tả địa điểm với các thông số cụ thể, hình ảnh, mô tả bổ sung
Mỗi địa điểm khai thêm: toạ độ GPS chuẩn (dùng kiểm soát chấm công), bán kính cho phép chấm công, Supervisor phụ trách, thời gian hoạt động riêng có thể khác thời gian dự án tổng ★ Đề xuất
Mỗi địa điểm đồng thời là một kho hàng — tạo địa điểm là tự động tạo kho tương ứng ★ Đề xuất

C4 · Booth & khu vực chức năng

Hình ảnh booth kèm theo
Khai báo các khu vực hoạt động trong booth: khu tư vấn bán hàng, khu trải nghiệm sản phẩm, khu trò chơi, khu kho… kèm lưu ý riêng từng khu
Khu vực được dùng để gán cho từng hoạt động và từng ca làm việc

C5 · Hoạt động tại điểm ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: trong tài liệu yêu cầu, phần “kiểm đếm quà tặng phát ra” và “thu thập data khách hàng” được nêu dưới dạng câu hỏi mở. Đây lại chính là nơi sinh ra toàn bộ số liệu cho báo cáo nghiệm thu — thứ để thanh toán với nhãn hàng. Chúng tôi đề xuất gom tất cả — phát quà, sampling, thu data, mini game, tư vấn bán hàng — về một mô hình thống nhất thay vì xây riêng từng loại. Lợi ích: thêm một hình thức hoạt động mới về sau chỉ là thay đổi cấu hình, không cần lập trình lại và không phát sinh chi phí.

Cấu hình từng loại hoạt động:

Cấu hình	Nội dung
Thông tin chung	Mã, tên, mô tả, khu vực thực hiện
Thu data khách?	Không / Có → chọn mẫu form (tự thiết kế các trường cần thu)
Yêu cầu ảnh?	Không / Có → số ảnh tối thiểu
Trừ kho?	Không / Có → chọn mặt hàng và số lượng, hỗ trợ combo nhiều quà trong một lần phát
Tính vào chỉ tiêu nào	Chọn đúng những loại KPI mà hoạt động này thực sự tạo ra. Một lượt tương tác chỉ cộng vào KPI đã khai — chơi game tặng quà không cộng vào KPI tải ứng dụng ★ Theo góp ý
Giới hạn mỗi khách	Không giới hạn / 1 lần trong ngày / 1 lần trong cả dự án
Bắt buộc trong ca?	Có / Không

Cách vận hành: tại điểm, CTV ghi nhận một lượt tương tác = 1 khách × một hoặc nhiều hoạt động. Mỗi lượt tự động sinh ra:

Dữ liệu khách hàng+Ảnh bằng chứng+Phiếu xuất kho+Cộng chỉ tiêu KPI+Gắn với ca / địa điểm / CTV

Các tình huống đặc thù đã được tính đến:

Sampling không thu data (mở bia, nước ngọt cho khách dùng thử tại chỗ, CTV thu lại vỏ và nắp chai): cấu hình hoạt động không cần form, không cần ảnh; CTV bấm nút đếm hoặc nhập tổng số cuối ca ★ Đề xuất
Tặng nhiều quà cùng lúc (gấu bông + móc khoá, bút + mũ): khai thành một combo, hệ thống trừ kho đúng từng thành phần
Mini game — có xây dựng ở giai đoạn này ★ Theo góp ý: hai trò cơ bản là vòng quay may mắn và bốc thăm trúng thưởng. Cấu hình được danh sách phần thưởng, tỉ lệ trúng và số lượt mỗi khách; kết quả trúng tự trừ tồn kho phần quà tương ứng và ghi vào lượt tương tác. Các trò phức tạp hơn (chụp ảnh chuyển thành nhân vật hoạt hình, trò chơi vận động) vẫn nằm ngoài phạm vi ? Còn câu hỏi
Ô đồng ý cung cấp thông tin trong form thu data khách hàng, lưu kèm thời điểm — đáp ứng Nghị định 13/2023 về bảo vệ dữ liệu cá nhân ★ Đề xuất

Xử lý khi CTV bấm nhầm loại quà ★ Theo góp ý

Vấn đề Quý khách nêu: CTV bấm nhầm loại quà thì số trên hệ thống lệch số đếm thực tế, đến cuối kỳ mới phát hiện thì không truy được nhầm ở đâu.

Chúng tôi xử lý theo bốn lớp, ưu tiên chặn từ gốc trước khi phải đi sửa:

Giảm nhầm ngay từ giao diện — chọn quà bằng ảnh sản phẩm cỡ lớn chứ không phải danh sách chữ, và chỉ hiện đúng những mặt hàng thực có trong ca đó. Phần lớn lỗi nhầm đến từ việc chọn nhầm dòng trong danh sách chữ na ná nhau
Sửa hoặc huỷ ngay — CTV tự sửa lượt vừa ghi trong khoảng thời gian ngắn sau khi lưu, không cần xin phép ai
Đối chiếu cuối ca — báo cáo cuối ca hiện số theo sổ ngay cạnh số đếm thực tế; lệch thì CTV nhập lý do tại chỗ, khi trí nhớ còn rõ
Phát hiện muộn — lập phiếu điều chỉnh kho có người duyệt, không cho sửa thẳng vào lịch sử đã ghi

C6 · Định biên nhân sự

Khai số lượng và loại nhân sự (CTV: PG / PB / Mascot / MC / KTV / Khác) theo từng điểm và cho cả dự án
Phân biệt rõ ba mức: Định biên (kế hoạch) ≠ Danh sách nhân sự (đã tuyển được) ≠ Phân ca (đã xếp lịch cụ thể) ★ Đề xuất
Hiển thị tỉ lệ lấp đầy và cảnh báo khi ngày chạy đến gần mà chưa đủ người ★ Đề xuất

C7 · Bảng giá ca làm việc ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: giải quyết đúng tình huống Quý khách đã nêu — khi triển khai qua Supervisor, Supervisor thường hưởng phần chênh lệch (nhãn hàng trả 300k/ca, qua Supervisor còn 250k/ca cho CTV). Hệ thống cần quản lý được cả ba mức giá, đồng thời đảm bảo mỗi bên chỉ nhìn thấy phần thuộc về mình.

Lớp giá	Ý nghĩa	Ai được xem
Giá bán	Bên đặt hàng trả bên thực hiện	Quản lý dự án · Người xem báo cáo
Giá trung gian	Bên thực hiện trả Điều phối viên	Quản lý dự án · Điều phối viên
Giá chi trả	Thực trả cho CTV	Quản lý dự án · Điều phối viên · và chính CTV đó

Bảng giá khai theo: loại nhân sự × loại ngày (thường / cuối tuần / lễ tết) × địa điểm
Khi phân ca, hệ thống lấy giá mặc định nhưng cho phép ghi đè riêng từng người trong từng ca — đáp ứng tình huống cùng một ca nhưng hai CTV có mức giá khác nhau
Phần chênh lệch tự tính, chỉ hiển thị cho Quản lý dự án ★ Đề xuất
Hỗ trợ hai kiểu nhân sự: tính theo công (có chấm công, mặc định) và tính theo khối lượng công việc (khoán, không chấm công) — đúng trường hợp Supervisor mà Quý khách đã nêu ★ Đề xuất? Cần chốt

C8 · Chính sách dự án

51 tham số cấu hình được theo từng dự án, chia 6 nhóm: Chấm công · Lỗi & Thưởng · Lương · Đơn từ · Kho · Đào tạo — chi tiết xem Phần III
Chính sách được khoá lại khi dự án chuyển sang trạng thái Đang chạy. Muốn sửa phải ghi lý do và lưu nhật ký; thay đổi chỉ áp dụng từ thời điểm sửa trở đi, không hồi tố các ca đã chấm công ★ Đề xuất

Vì sao khoá chính sách khi dự án chạy: đây là nguyên tắc bảo vệ cả hai phía khi có tranh chấp — CTV không thể bị áp mức phạt mới cho những ca đã làm xong, và đơn vị vận hành có căn cứ rõ ràng để giải thích.

C9 · Nhân sự dự án

Danh sách người tham gia và vai trò trong dự án: Người phụ trách, Supervisor, CTV, tài khoản xem của Nhãn hàng
Supervisor được gán phạm vi là danh sách địa điểm cụ thể — chỉ nhìn thấy CTV, ca làm việc, kho hàng và đơn từ của các điểm mình phụ trách ★ Đề xuất
Thêm CTV vào dự án và phân ca là hai bước riêng biệt ★ Đề xuất

C10 · Tài liệu dự án

Kho tài liệu chung của dự án (brief, quy định, hướng dẫn vận hành), phân loại nội bộ / dành cho CTV, có quản lý phiên bản, liên kết sang module Đào tạo

C11 · Checklist đóng dự án ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: khi chiến dịch kết thúc, đội ngũ giải tán rất nhanh và mọi thứ dở dang trở thành thất thoát. Không có danh sách kiểm tra bắt buộc thì công cụ thất lạc, hàng thừa không ai trả, và lương treo vài tháng là chuyện thường gặp.

Danh sách kiểm tra bắt buộc trước khi chuyển dự án sang trạng thái Đóng: đã thu hồi hết công cụ làm việc · đã trả hàng thừa về kho trung tâm hoặc về nhãn hàng · đã xử lý xong toàn bộ chênh lệch và thất thoát · đã chốt và chi trả lương · CTV đã xác nhận thu nhập · đã xuất báo cáo nghiệm thu · đã bàn giao dữ liệu khách hàng · đã thu hồi quyền truy cập của nhân sự thời vụ
Mỗi mục hiển thị số liệu thực tế còn tồn đọng, bấm vào là nhảy thẳng tới màn hình xử lý
Không cho đóng dự án khi còn mục chưa hoàn tất, trừ khi người quản lý xác nhận bỏ qua kèm lý do

Sau khi thu hồi quyền, CTV còn thấy gì? ★ Theo góp ý

Trả lời câu hỏi của Quý khách. Nguyên tắc: CTV giữ được hồ sơ năng lực của chính mình, nhưng mất toàn bộ dữ liệu vận hành của dự án.

Vẫn thấy trong hồ sơ cá nhân	Không còn thấy
Tên dự án, nhãn hàng, thời gian tham gia	Dữ liệu khách hàng đã thu thập
Số ca đã làm, tổng giờ	Tồn kho, phiếu kho, số liệu hàng hoá
Tổng thu nhập đã nhận, phiếu lương của mình	Thông tin và thù lao của CTV khác
Đánh giá và nhận xét nhận được	Tài liệu dự án, chỉ tiêu, báo cáo nghiệm thu

Tuyển dụng

6 chức năng

D1 · Trình tạo form tuyển dụng

Nhà tuyển dụng tự thiết kế form theo yêu cầu thực tế của từng dự án bằng thao tác kéo thả, tương tự Google Form
10 loại trường: văn bản ngắn, văn bản dài, số, ngày tháng, chọn một, chọn nhiều, tải ảnh, tải tệp, số điện thoại, email
Kèm mô tả vị trí và công việc (JD), thông tin dự án, thời gian làm việc, các trường đặc thù (số đo ba vòng, thời gian có thể đáp ứng…)
Một số trường luôn bắt buộc và không xoá được (Họ tên, Điện thoại, Email) ★ Đề xuất
Cùng công cụ này dùng lại cho ba mục đích — form tuyển dụng, form thu thập dữ liệu khách hàng tại điểm, và form đánh giá sau dự án để đơn vị gửi cho nhãn hàng ★ Theo góp ý

Vì sao khoá ba trường bắt buộc: đây là dữ liệu dùng để chuyển ứng viên thành hồ sơ CTV. Nếu cho xoá thì luồng chuyển đổi sẽ gãy và phải nhập lại thủ công.

D2 · Trang ứng tuyển công khai

Mỗi form sinh ra một đường link chia sẻ; đơn vị tuyển dụng đăng lên các kênh của mình
Ứng viên nộp hồ sơ không cần tài khoản trên nền tảng
Xác thực mã OTP qua số điện thoại trước khi nộp ★ Đề xuất
Ghi nhận nguồn ứng viên theo từng kênh chia sẻ — biết kênh nào thực sự hiệu quả để tập trung ngân sách ★ Đề xuất
Link giới thiệu riêng cho từng người/kênh để đo chính xác ai mang về ứng viên — Quý khách đề xuất làm sau nếu phức tạp, chúng tôi thống nhất để lại giai đoạn sau ★ Theo góp ý
Nếu số điện thoại đã có hồ sơ trên hệ thống, tự động điền sẵn thông tin, ứng viên không phải nhập lại ★ Đề xuất

Vì sao bắt buộc xác thực OTP: không có bước này, dữ liệu ứng viên sẽ bị spam ngay trong tuần đầu tiên và toàn bộ công sức sàng lọc trở nên vô nghĩa.

D3 · Quản lý ứng viên

Danh sách ứng viên theo dự án và kho ứng viên tổng hợp xuyên dự án — ứng viên trượt dự án này vẫn được giữ lại để mời cho dự án khác
Hiển thị dạng bảng danh sách và bảng trực quan theo trạng thái (Kanban) để kéo thả
Mọi lần chuyển trạng thái ghi lại người thực hiện, thời điểm và ghi chú; cho phép lùi trạng thái nhưng có ghi nhật ký
Bộ lọc: dự án, trạng thái, khu vực, chiều cao, kinh nghiệm, nguồn tuyển
Thao tác hàng loạt: chọn nhiều ứng viên cùng lúc để chuyển trạng thái, gửi lời mời, hoặc mời sang dự án khác ★ Đề xuất

Vòng đời ứng viên — chuẩn hoá 8 trạng thái ★ Đề xuất

Mới nộp→Đã liên hệ→Hẹn phỏng vấn→Đã phỏng vấn→Đạt→Đã gửi lời mời→Đã xác nhận

Các nhánh rẽ: Không đạt · Ứng viên từ chối · Không liên lạc được

Vì sao cần thao tác hàng loạt: một đợt tuyển có thể vài trăm hồ sơ — không thể xử lý từng hồ sơ một.

D4 · Xác nhận hợp tác & Tạo tài khoản

Trong tài liệu yêu cầu, luồng này được ghi chú là “cần tính toán”. Chúng tôi đề xuất phương án sau:

Người quản lý bấm “Gửi lời mời”
Hệ thống gửi tin nhắn SMS / Zalo / Email kèm link xác nhận có thời hạn
Ứng viên mở link, xem thông tin dự án, ca dự kiến, mức thù lao
Bấm “Đồng ý tham gia” → xác thực mã OTP
Chưa có tài khoản: tạo mới (đăng nhập bằng số điện thoại). Đã có tài khoản: đăng nhập và gắn vào dự án
Bổ sung giấy tờ còn thiếu (CCCD, số tài khoản)
Chính thức vào danh sách nhân sự dự án

Lời mời hết hạn sau số ngày cấu hình được (mặc định 3 ngày) → tự chuyển sang trạng thái “Không phản hồi”, giải phóng suất cho người khác ★ Đề xuất
Ứng viên từ chối phải chọn lý do từ danh mục — dữ liệu này giúp cải thiện chất lượng tuyển dụng các đợt sau ★ Đề xuất

D5 · Hệ thống CTV dự phòng (Backup)

CTV dự phòng không trực tiếp tham gia chương trình nhưng theo thoả thuận với đơn vị vẫn nhận một khoản tiền tương đương việc giữ người, chi trả sau khi kết thúc dự án
Nếu trong quá trình thực hiện có gọi đến CTV dự phòng mà CTV không đáp ứng được thì khoản thù lao giữ chỗ không được tính
Bật/tắt theo từng dự án — đây là chức năng cộng thêm tuỳ từng đơn vị sử dụng
Vòng đời: Đang giữ chỗ → Được gọi → Nhận việc (chuyển thành CTV chính thức) / Từ chối khi gọi (mất phí) → Kết thúc (được trả phí) ★ Đề xuất
Phí giữ chỗ tự động đưa vào bảng lương như một khoản thu nhập riêng, không tính theo ca ★ Đề xuất

D6 · Báo cáo tuyển dụng ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: tuyển không đủ người là rủi ro lớn nhất trước khi chiến dịch chạy. Cần nhìn thấy sớm để kịp bổ sung kênh tuyển.

Số ứng viên theo từng bước, tỉ lệ chuyển đổi giữa các bước, thời gian trung bình mỗi bước, hiệu quả theo từng kênh tuyển dụng, so sánh định biên với số đã xác nhận và cảnh báo thiếu người

Đào tạo & Hợp đồng

3 chức năng

E1 · Tài liệu & Khoá học dự án

Hình thức bài học: tài liệu văn bản, video, slide trình chiếu, nội dung soạn trực tiếp trên hệ thống ★
Đo thời gian học của CTV — video tính theo phần trăm đã xem thực tế; tài liệu tính theo phần trăm đã cuộn đối chiếu với thời gian dừng lại ở mỗi phần — cuộn lướt quá nhanh thì không tính là đã đọc; chỉ tính khi màn hình đang hiển thị ★ Đề xuất
Tài liệu cập nhật liên tục trong quá trình dự án — quản lý phiên bản, CTV được thông báo khi có bản mới
Nội dung hoạt động tại điểm liên kết trực tiếp tới tài liệu đào tạo tương ứng
Đánh dấu bài học bắt buộc / tham khảo. Bài bắt buộc phải hoàn thành trước ca đầu tiên nếu chính sách dự án bật quy định này ★ Đề xuất

Vì sao đo thời gian học theo cách này: nếu chỉ đo thời gian mở trang thì CTV mở rồi để đó, chỉ số trở nên vô nghĩa và không dùng để đánh giá được.

E2 · Bài kiểm tra

Bài kiểm tra có điểm số, là tuỳ chọn theo từng dự án — có dự án bắt buộc đạt mới được làm việc, có dự án chỉ cần đọc tài liệu training
Có thể bỏ qua hoàn toàn bước kiểm tra đầu vào; việc kiểm tra có thể tổ chức ở bất kỳ thời điểm nào trong dự án
Không đạt → tổ chức đào tạo lại và làm lại bài; không đạt tiếp có thể bị loại
Cấu hình: điểm đạt, số lần làm lại tối đa, thời gian làm bài, trộn thứ tự câu hỏi ★ Đề xuất
Dạng câu hỏi: trắc nghiệm một đáp án, nhiều đáp án, đúng/sai ★ Đề xuất

Vì sao không làm câu tự luận: phải chấm tay, không phù hợp với quy mô hàng trăm CTV và làm chậm toàn bộ khâu chuẩn bị nhân sự.

E3 · Hợp đồng điện tử

Ký sau khi ứng viên xác nhận hợp tác và hoàn thành bài học / bài kiểm tra
Soạn theo mẫu có sẵn hoặc tự soạn mới tuỳ đơn vị
Hệ thống tự điền thông tin CTV, dự án và mức thù lao vào mẫu → CTV xem → xác nhận bằng mã OTP → ghi nhận thời điểm ký, địa chỉ IP, thiết bị và mã kiểm tra toàn vẹn nội dung → xuất file PDF
Giai đoạn này chỉ dùng hình thức “xác nhận trực tuyến”, không tích hợp chứng thư số — Quý khách đã chốt. Yêu cầu đặt ra là chứng minh được chính CTV đó xác nhận: xác thực bằng mã OTP gửi tới số điện thoại đã đăng ký, ghi lại thời điểm, địa chỉ IP, thiết bị và mã kiểm tra toàn vẹn nội dung hợp đồng ★ Theo góp ý
Chính sách bật/tắt theo từng dự án: có bắt buộc ký hợp đồng trước ca đầu tiên hay không. Nếu bật, hệ thống chặn chấm công khi chưa ký ★ Theo góp ý

Lịch & Phân ca

6 chức năng

F1 · Mẫu ca & Sinh lịch làm việc

Yêu cầu của Quý khách nêu rõ ba tình huống khó: dự án kéo dài nhiều tuần, ngày làm cách quãng, và giờ làm khác nhau giữa các ngày. Chúng tôi giải quyết bằng cơ chế ba lớp:

Khai báo mẫu ca — Ca sáng 09:00–13:00, Ca chiều 13:00–17:00, Ca tối 17:00–21:00, kèm số lượng nhân sự theo từng loại. Mẫu ca chỉ là gợi ý để điền nhanh, không phải khuôn cứng ★ Theo góp ý
Sinh lịch theo quy tắc lặp — chọn địa điểm, khoảng ngày, kiểu lặp (hàng ngày / chỉ cuối tuần / cách ngày / chọn thứ trong tuần / chọn thứ nhưng cách tuần, ví dụ thứ Bảy tuần này chạy tuần sau nghỉ), mẫu ca áp dụng → hệ thống sinh toàn bộ ca cụ thể
Chỉnh sửa lẻ từng ca sau khi sinh — đổi giờ, đổi số lượng người, thêm hoặc xoá ca riêng lẻ; ca đã sửa được đánh dấu riêng
Giờ làm việc đặt riêng cho từng CTV trong cùng một ca — người quản lý sửa giờ cho một người hoặc chỉnh hàng loạt. Thực tế cùng một ca nhưng người vào sớm dựng booth, người vào muộn hơn ★ Theo góp ý

Vừa tạo lịch nhanh cho dự án dài hàng tháng, vừa xử lý được mọi trường hợp ngoại lệ.

F2 · Phân ca cho CTV

Phân ca hàng loạt nhanh chóng: chọn nhiều CTV × nhiều ca, gán một lần
Phân ca theo đặc thù riêng: từng cá nhân, trong từng ca cụ thể, tại từng địa điểm cụ thể, với mức thù lao riêng cho ca đó — đáp ứng tình huống ca ngày lễ tết, hoặc cùng một ca có hai CTV nhưng giá khác nhau
Xem theo nhiều góc: theo người (lịch cá nhân), theo địa điểm, theo ngày, theo nhãn hàng

Bảy quy tắc kiểm tra tự động khi phân ca ★ Đề xuất

Tình huống	Xử lý
CTV chưa đủ giấy tờ (chưa có CCCD)	Chặn không cho phân
CTV đã có ca khác trùng giờ	Chặn không cho phân
CTV chưa ký hợp đồng (nếu chính sách bắt buộc)	Cảnh báo, chặn khi chấm công
CTV chưa hoàn thành đào tạo bắt buộc	Cảnh báo, chặn khi chấm công
CTV vượt số giờ làm tối đa trong ngày	Cảnh báo
Ca chưa đủ định biên	Hiển thị dấu hiệu thiếu người
CTV nằm trong danh sách hạn chế của doanh nghiệp	Cảnh báo

F3 · Thay đổi lịch & Thông báo

Lịch chỉnh sửa được ngay cả khi dự án đang chạy — đáp ứng thay đổi phát sinh, đúng như yêu cầu đã nêu
Tự động thông báo tới tất cả người liên quan: CTV bị ảnh hưởng, Điều phối viên phụ trách điểm, người quản lý dự án
Không cho sửa hoặc xoá ca đã có dữ liệu chấm công. Muốn huỷ phải dùng chức năng “Huỷ ca” kèm lý do, bản ghi cũ vẫn giữ nguyên để làm căn cứ ★ Đề xuất
Lưu lịch sử mọi thay đổi: ai đổi, đổi gì, lúc nào ★ Đề xuất

F4 · CTV xác nhận ca ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: biện pháp đơn giản nhưng giảm đáng kể rủi ro thiếu người tại điểm — vấn đề tốn kém nhất trong vận hành Activation.

CTV nhận thông báo ca được phân và xác nhận sẽ đi làm. Ca chưa được xác nhận trước ngưỡng thời gian quy định sẽ cảnh báo cho Điều phối viên để chuẩn bị người thay thế

Vòng đời phân công:

Đã phân→Đã xác nhận→Đang làm→Hoàn thành|Vắng ca|Đã huỷ|Đã đổi

F5 · Thay người khẩn cấp ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: đây là tình huống xảy ra gần như mỗi ngày và tốn kém nhất trong vận hành Activation. Sáu giờ sáng CTV báo ốm, ca chín giờ — Điều phối viên phải gọi điện lần lượt từng người trong danh bạ, vừa chậm vừa sót. Thiếu một CTV là booth chạy sai kịch bản, ảnh hưởng trực tiếp tới chỉ tiêu và uy tín với nhãn hàng.

Điều phối viên bấm “Tìm người thay” ngay trên ca bị trống
Hệ thống tự lọc ứng viên phù hợp: đang rảnh trong khung giờ đó · ở gần địa điểm · hồ sơ đầy đủ giấy tờ · đã hoàn thành đào tạo và ký hợp đồng · không nằm trong danh sách hạn chế — kèm điểm tin cậy để cân nhắc
Ưu tiên hiển thị nhóm CTV dự phòng của dự án trước
Gửi lời mời hàng loạt qua thông báo và tin nhắn, ai nhận trước được ca; hệ thống tự đóng lời mời với những người còn lại
Mức thù lao do người quản lý tự điền tại thời điểm tìm người thay, không mặc định lấy mức của người nghỉ — cần trả cao hơn để gọi được người gấp thì điền cao hơn ★ Theo góp ý
Nhận xong tự cập nhật phân công và thông báo cho các bên liên quan
Ghi nhận lý do ca bị trống (CTV báo nghỉ, vắng không lý do, nhãn hàng tăng người) để phục vụ thống kê và đánh giá

F6 · Ca mở cho CTV tự nhận ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: với chiến dịch trải trên hàng chục địa điểm, phân ca thủ công từng người cho từng ca là khối lượng công việc rất lớn và luôn trễ. Cho phép CTV tự nhận ca chuyển phần việc này sang chính người lao động, đồng thời tăng tỉ lệ lấp đầy vì CTV chủ động chọn ca hợp lịch của mình.

Người quản lý đăng các ca còn trống dưới dạng ca mở, giới hạn theo khu vực và loại nhân sự
CTV xem danh sách ca mở phù hợp với mình và bấm đăng ký
Hai chế độ cấu hình: tự động duyệt (ai đăng ký trước được ca) hoặc chờ Quản lý dự án duyệt
Áp dụng đầy đủ bảy quy tắc kiểm tra như phân ca thủ công — trùng giờ, giấy tờ, đào tạo, giờ tối đa
Tự đóng ca mở khi đã đủ định biên

Vận hành tại điểm

11 chức năng

Nhóm chức năng dành cho CTV. Bàn giao dưới dạng web chạy tốt trên trình duyệt điện thoại và bộ API đầy đủ để phát triển ứng dụng mobile.

G1 · Màn hình chính của CTV ★ Đề xuất

Ca làm việc hôm nay kèm nút chấm công nổi bật
Thông tin đầy đủ về địa điểm làm việc — tên địa điểm và khu vực cụ thể, địa chỉ, chỉ đường, người liên hệ tại điểm, lưu ý riêng của điểm ★ Theo góp ý
Việc cần làm trong ca dạng danh sách kiểm — checklist mở booth, các hoạt động phải thực hiện, báo cáo cuối ca; tick dần trong ca để không bỏ sót ★ Theo góp ý
Việc cần làm ngoài ca: bài học chưa hoàn thành, hợp đồng chưa ký, giấy tờ còn thiếu, ca chưa xác nhận
Thông báo mới · Thu nhập tạm tính của dự án đang chạy

G2 · Chấm công vào / ra

Ảnh chỉ được chụp trực tiếp từ camera, không cho chọn ảnh có sẵn trong máy; ảnh có đóng dấu thời gian
Kèm toạ độ GPS hoặc chấm công qua mạng wifi tại điểm — hạn chế gian lận
Ghi nhận thêm để phục vụ đối chiếu: thời điểm trên thiết bị, thời điểm máy chủ nhận, độ chính xác GPS, khoảng cách tới điểm, mã thiết bị ★ Đề xuất
Không cho chấm công vào sớm quá 60 phút trước giờ ca (cấu hình được)
Không cho chấm công ra sớm quá 30% thời lượng ca — về quá sớm thì phải có người duyệt, không tự chấm ra được ★ Theo góp ý
Giới hạn phạm vi chấm công: chỉ chấm được trong bán kính quy định quanh địa điểm (mặc định 100m, cấu hình theo từng điểm). Chấm ngoài vùng vẫn được nhưng bắt buộc nhập lý do và đánh dấu chờ duyệt ★ Đề xuất
Hỗ trợ chấm công khi không có mạng: ứng dụng lưu tại máy, có mạng thì tự gửi lên và hệ thống ghi nhận đầy đủ
Lịch sử chấm công hiển thị dạng lịch biểu cho cả CTV và cấp quản lý theo dõi

Sáu trạng thái công ★ Theo góp ý

Hệ thống tự nhận diện và gán trạng thái, không phụ thuộc người ghi tay:

Trạng thái	Khi nào
Đi muộn	Chấm vào sau giờ ca nhưng trong ngưỡng nhẹ
Đi rất muộn	Vượt ngưỡng nặng — theo bậc thang cấu hình
Không chấm công vào	Hết ca mà không có bản ghi vào — chờ duyệt tay
Về sớm	Chấm ra trước giờ kết thúc, trong ngưỡng nhẹ
Về rất sớm	Vượt ngưỡng nặng
Không chấm công ra	Hệ thống tự đóng ca sau khoảng thời gian quy định, đánh dấu thiếu — không tính công cho tới khi Quản lý dự án duyệt tay

Không có cả hai đầu vào/ra → ghi nhận Vắng ca, áp dụng mức phạt tương ứng.

Chấm công tự động ★ Theo góp ý

Quý khách đề xuất: cho CTV bật chế độ tự động, thiết bị ở trong vùng và đúng khung giờ thì tự chấm, tránh việc quên chấm rồi mất công.

Chúng tôi đề xuất áp dụng có giới hạn: chỉ tự động cho chấm RA, chấm VÀO vẫn phải bấm tay kèm ảnh. Lý do: chấm vào là lúc duy nhất có ảnh chứng minh CTV thực sự có mặt và đúng người, đúng đồng phục. Nếu tự động cả hai đầu thì không còn bằng chứng nào cho cả ca — và người chỉ đi ngang qua booth rồi rời đi vẫn được ghi nhận đủ công.

CTV tự bật/tắt trong ứng dụng; người quản lý cấu hình có cho phép tính năng này ở dự án hay không
Điều kiện tự chấm ra: thiết bị nằm trong vùng cho phép và đã qua giờ kết thúc ca và ca đó đã có bản ghi chấm vào hợp lệ
Bản ghi tự động được đánh dấu riêng để phân biệt với chấm tay khi đối chiếu
Rời khỏi vùng trước giờ kết thúc → hệ thống ghi nhận thời điểm rời vùng, không tự chấm đủ ca

Vì sao cần quy tắc quên chấm công ra: nếu không, ca đó treo vô thời hạn và trở thành tranh chấp khi chốt lương — tình huống xảy ra gần như hàng ngày trong thực tế vận hành.

G3 · Checklist mở & đóng booth ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: đây là cách rẻ nhất và thuyết phục nhất để chứng minh với nhãn hàng rằng booth có thật, được setup đúng thiết kế và dọn dẹp đúng quy định. Bộ ảnh này đưa thẳng vào báo cáo nghiệm thu.

Đầu ca: ảnh toàn cảnh booth, ảnh khu vực trưng bày, xác nhận đã nhận đủ hàng, xác nhận thiết bị hoạt động
Cuối ca: ảnh booth sau khi dọn, xác nhận tồn kho, xác nhận bàn giao thiết bị
Nội dung checklist cấu hình theo từng dự án, bật/tắt được

G4 · Ghi nhận hoạt động tại điểm

Luồng chuẩn khi phát quà kèm thu data:

Chọn hoạt động → nhập số điện thoại khách bằng bàn phím số
Hệ thống cảnh báo nếu số đã ghi nhận trong dự án
Điền form thông tin theo cấu hình của hoạt động
Tích ô đồng ý cung cấp thông tin
Chụp ảnh bằng chứng
Chọn quà tặng (đơn lẻ hoặc combo nhiều món)
Lưu → tự trừ tồn kho → cộng chỉ tiêu → sẵn sàng cho khách tiếp theo

Mục tiêu tốc độ nhập liệu: dưới 15 giây mỗi khách. Form tối giản 3–4 trường, bàn phím số cho điện thoại, chọn quà bằng nút lớn, tự động làm mới sau mỗi lượt ★ Đề xuất
Trừ tồn kho ngay lập tức. Trường hợp mất mạng, dữ liệu đồng bộ sau và cảnh báo cho Điều phối viên nếu phát sinh chênh lệch
Giới hạn số quà mỗi khách, cấu hình theo từng hoạt động ★ Theo góp ý: mỗi khách 1 phần · mỗi khách tối đa X phần · không giới hạn. Nhận diện khách theo số điện thoại trong phạm vi dự án
Khi chạm giới hạn, hệ thống cảnh báo nhưng vẫn cho người quản lý ca cho qua kèm lý do — vì khách hoàn toàn có thể quay lại thật, chặn cứng sẽ làm tắc ở booth
Sửa hoặc xoá lượt đã ghi chỉ được thực hiện trong ca của mình và trong khoảng thời gian giới hạn; sau đó phải qua Quản lý dự án duyệt ★ Đề xuất

Vì sao tốc độ nhập liệu là yêu cầu bắt buộc: đây là yếu tố quyết định CTV có thực sự sử dụng hệ thống hay quay về ghi giấy. Một form chậm 40 giây sẽ bị bỏ ngay trong ngày đầu, và toàn bộ dữ liệu nghiệm thu mất theo.

G5 · Nhận hàng tại điểm

CTV / Supervisor / CTV tại từng điểm nhận bàn giao quà tặng và hàng hoá chuyển về
Đối chiếu số thực nhận với phiếu, chụp ảnh, xác nhận ★ Đề xuất
Nếu số thực nhận khác số trên phiếu → ghi số thực và lý do → sinh phiếu chênh lệch chờ Quản lý dự án hoặc Điều phối viên xử lý ★ Đề xuất

Ai xác nhận — có Lead ca hay tất cả cùng xác nhận ★ Theo góp ý

Nếu ca có Lead ca — Lead ca xác nhận một mình là phiếu hoàn tất. Những người còn lại vẫn nhận được thông báo và xem được nội dung phiếu
Nếu ca không có Lead ca — tất cả CTV đang trực phải cùng xác nhận thì phiếu mới hoàn tất
Lead ca là tuỳ chọn, chỉ định khi phân ca; ca nào không cần thì bỏ trống

Cách hiển thị quy trình xác nhận ★ Theo góp ý

Áp dụng cho cả nhận hàng tại điểm và bàn giao ca:

Phiếu gửi thông báo tới toàn bộ người liên quan trong ca ngay khi tạo
Màn hình phiếu hiện danh sách từng người kèm trạng thái: đã xác nhận lúc mấy giờ, hay còn đang chờ — nhìn là biết quy trình đang dừng ở ai
Mỗi người có ô ghi chú riêng tại bước của mình, và trả lời được ghi chú của người khác ngay trên phiếu — mọi trao đổi nằm cùng chỗ với phiếu thay vì tản mát trong nhóm chat
Phiếu chỉ chuyển sang Hoàn tất khi đủ số người xác nhận theo quy tắc ở trên
Quá thời gian quy định mà chưa đủ xác nhận → nhắc lại và báo lên Điều phối viên

G6 · Bàn giao giữa hai ca

Bàn giao cá nhân – cá nhân và nhóm – nhóm (nhập đầy đủ nhân sự bàn giao và nhận bàn giao của cả hai nhóm)
Nội dung bàn giao: hàng hoá và quà tặng tiêu hao · công cụ làm việc · dữ liệu phát sinh trong ca
Luồng: cuối ca hệ thống tự tính tồn còn lại theo sổ → CTV ca trước đếm thực tế → nhập số thực → chụp ảnh → gửi bàn giao → CTV ca sau xác nhận ★ Đề xuất
Nếu số thực đếm khác số theo sổ → sinh phiếu chênh lệch, ghi nhận trách nhiệm ca trước, chuyển Điều phối viên xử lý ★ Đề xuất
Nếu ca sau không xác nhận trong thời gian quy định → tự ghi nhận theo số ca trước khai và gắn dấu “chưa đối chiếu”, báo Supervisor ★ Đề xuất
Hai thời điểm bàn giao đặc biệt ★ Theo góp ý:
- Cuối ngày — chọn một trong hai: để lại kho tại điểm (tồn qua đêm tại booth), hoặc chuyển ngược về kho trung tâm nếu điểm không có chỗ cất an toàn
- Cuối dự án — bắt buộc dọn sạch tồn: trả về kho trung tâm hoặc trả thẳng nhãn hàng, không để tồn treo tại điểm

Nguyên tắc thiết kế: không chặn cứng để vận hành không bị tắc tại booth. Mọi tình huống thiếu xác nhận đều được ghi nhận và báo lên, nhưng không được phép làm CTV dừng phục vụ khách.

G7 · Báo cáo cuối ca ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: đây là tài liệu quan trọng nhất của mỗi ca làm việc và là nguồn dữ liệu chính cho báo cáo nghiệm thu. Không có báo cáo cuối ca, mọi số liệu phải tổng hợp lại thủ công vào cuối dự án.

Số lượt tương tác và số quà đã phát — hệ thống tự điền, CTV xác nhận
Tồn kho cuối ca — hệ thống tự điền, CTV đếm và xác nhận
Ảnh booth cuối ca
Ghi chú tình hình: đông / vắng, phản hồi của khách, vấn đề gặp phải
Ước lượng lượng người qua booth — nhập tay ở giai đoạn này

Chưa nộp báo cáo cuối ca thì ca chưa được coi là hoàn tất, có thể áp dụng mức phạt theo quy định dự án.

G8 · Báo cáo sự cố tại điểm

Các loại sự cố: mất hàng, khách khiếu nại, booth hỏng, thời tiết, an ninh — kèm ảnh và dấu thời gian, có luồng xử lý
Phân bốn mức độ; sự cố mức Cao và Khẩn cấp thông báo ngay cho Supervisor và người quản lý dự án ★ Đề xuất
Quy trình: Mới → Đang xử lý → Đã xử lý → Đóng, ghi rõ hướng xử lý và người xử lý ★ Đề xuất
Sự cố mất hàng liên kết trực tiếp sang phiếu chênh lệch kho để quy trách nhiệm ★ Đề xuất

G9 · Đơn từ trực tuyến (5 loại)

Toàn bộ đơn từ dùng chung một khung xử lý: người tạo · phạm vi (ca / dự án) · lý do · tệp đính kèm · luồng duyệt tối đa 2 cấp · thời hạn xử lý · kết quả và ghi chú người duyệt.

Loại đơn	Nghiệp vụ
Sửa lỗi chấm công	Khi hệ thống tự ghi lỗi đi muộn / về sớm nhưng CTV có lý do chính đáng. Giới hạn 3 lần trong một dự án, cấu hình được theo từng quản lý. Phải nộp trong thời hạn quy định kể từ ca đó. Duyệt xong hệ thống tự cập nhật lại bản ghi công và gỡ điểm phạt tương ứng ★
Xin nghỉ ca	CTV tạo đơn và được quản lý xác nhận thì không bị coi là bỏ ca. Quản lý cấu hình được: có bật chức năng này không, và phải xin nghỉ trước bao lâu. Duyệt xong ca thành trống và cảnh báo cần người thay thế ★
Xin nghỉ dự án	Cho tình huống phát sinh ngoài kế hoạch khi dự án đang chạy. Được duyệt thì làm căn cứ chốt công tính lương, không bị coi là bỏ dự án hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng. Duyệt xong tự huỷ toàn bộ ca tương lai và chốt công đến ngày nghỉ ★
Xin đổi ca	CTV muốn đổi ca với nhân sự khác. Cần cả người được đổi ca xác nhận và quản lý duyệt, làm căn cứ ghi lại việc phân ca thay đổi. Hệ thống chặn nếu người nhận đã có ca trùng giờ hoặc vượt giờ làm tối đa. Mức thù lao đi theo người thực làm ★
Yêu cầu thêm hàng hoá / công cụ	Khi hàng hoá, quà tặng hết hoặc công cụ cần thay thế, bổ sung. Duyệt xong tự sinh phiếu điều chuyển hàng từ kho trung tâm về điểm — không phải nhập lại ★
Đơn tạm ứng lương ★ Theo góp ý	CTV đề nghị ứng trước một phần thù lao của phần công đã được duyệt. Duyệt xong tự trừ vào bảng lương kỳ
Đơn đề nghị thanh toán ★ Theo góp ý	Đề nghị hoàn lại khoản đã chi hộ tại điểm (taxi, ăn ca, in ấn gấp) kèm hoá đơn chụp tại chỗ
Quản lý cho CTV nghỉ ★ Theo góp ý	Chiều ngược lại: người quản lý chủ động cho CTV nghỉ một ca hoặc rút khỏi dự án. Ghi rõ lý do, thông báo cho CTV, và làm căn cứ khi chốt công — không phải im lặng gỡ tên khỏi lịch

Ba loại đơn cuối là bổ sung theo góp ý của Quý khách. Riêng Quản lý cho CTV nghỉ quan trọng về mặt pháp lý: hiện nay khi đơn vị cho nghỉ giữa chừng thường không có văn bản nào, đến lúc CTV khiếu nại về thù lao thì hai bên không có căn cứ chung.

G10 · Tra cứu tài liệu

CTV xem lại tài liệu đào tạo bất kỳ lúc nào trong dự án và thực hiện các bài kiểm tra được giao bổ sung

G11 · Công & thu nhập của tôi

CTV theo dõi lịch sử chấm công của mình dạng lịch biểu dự án
Hệ thống thông báo cho CTV ngay khi bị ghi lỗi đi muộn hoặc về sớm
Xem chi tiết: ngày công đã ghi nhận, từng khoản thưởng / phạt kèm lý do cụ thể, thu nhập tạm tính ★ Đề xuất
CTV xác nhận thu nhập khi chốt lương

Vì sao cho CTV xem chi tiết lý do bị trừ tiền: đây là biện pháp giảm tranh chấp hiệu quả nhất và rẻ nhất. Phần lớn khiếu nại lương đến từ việc CTV không hiểu vì sao số tiền thấp hơn dự kiến.

Hàng hoá & Công cụ làm việc

5 chức năng

Mô hình kho hàng

Kho của Nhãn hàng — hệ thống KHÔNG quản lý kho này, chỉ gửi yêu cầu

Kho trung tâm — có thể nhiều kho theo miền/khu vực ★

Kho tại Booth — nhận hàng cần CTV đang trực xác nhận

Phát cho khách qua hoạt động tại điểm → trừ tồn

Bàn giao giữa các ca → chốt số, quy trách nhiệm

Trả về kho trung tâm → cần xác nhận hai đầu

Nhiều kho trung tâm ★ Theo góp ý — chiến dịch toàn quốc thường có kho miền Bắc, miền Trung, miền Nam; nhãn hàng giao thẳng về từng kho miền, từ đó mới cấp xuống các booth trong vùng. Hệ thống cho khai không giới hạn số kho trung tâm, mỗi kho có người phụ trách và phạm vi địa điểm mà nó cấp hàng. Phiếu điều chuyển đi được cả ba chiều: trung tâm ↔ trung tâm (điều hoà giữa các miền), trung tâm → booth, và booth ↔ booth.

Mỗi booth là một kho độc lập, có xuất – nhập – tồn đầy đủ. Tồn thuộc về booth; việc bàn giao ca chuyển trách nhiệm giữ hàng và là điểm chốt số để quy trách nhiệm khi phát sinh chênh lệch.

Hàng hoá chia hai nhóm khác nhau về bản chất: hàng tiêu hao (quà tặng, sản phẩm sampling, vật tư — phát đi là hết) và tài sản (điện thoại, bộ đàm, thẻ đeo, camera — mượn rồi trả, có tình trạng, có giá quy trách nhiệm).

H1 · Danh mục hàng hoá dự án

Quà tặng: loại quà, số lượng từng loại, mô tả, hình ảnh, lưu ý
Sản phẩm sampling: loại sản phẩm, hình ảnh, số lượng từng loại, lưu ý
Mỗi mặt hàng có giá / chi phí tương ứng nếu mất hoặc thất thoát
Phân nhóm: quà tặng / sản phẩm sampling / vật tư tiêu hao / công cụ làm việc; đơn vị tính; có quản lý theo mã riêng từng cái hay không ★ Đề xuất

H2 · Yêu cầu hàng gửi Nhãn hàng

Tạo yêu cầu gửi nhãn hàng: “ngày X cần 100 gấu bông về điểm Y”
Theo dõi trạng thái: Nháp → Đã gửi → Nhãn hàng xác nhận → Đã giao → Đã nhập kho
Hệ thống không quản lý kho của nhãn hàng, chỉ ghi nhận yêu cầu và kết quả giao nhận — đúng phạm vi Quý khách đã nêu

H3 · Phiếu kho, Sổ kho & Báo cáo Xuất–Nhập–Tồn

Loại phiếu	Từ → Đến	Người xác nhận
Phiếu nhập kho	Nhãn hàng → Kho trung tâm	Quản trị viên
Phiếu điều chuyển	Kho trung tâm → Booth	Bên xuất và CTV bên nhận
Phiếu luân chuyển giữa hai điểm ★	Booth → Booth	CTV bên giao và CTV bên nhận
Phiếu phát quà	Booth → Khách	Tự sinh từ hoạt động tại điểm
Phiếu bàn giao ca	CTV ca trước → CTV ca sau	Cả hai phía
Phiếu trả về	Booth → Kho trung tâm	Cả hai phía
Phiếu trả nhãn hàng	Kho trung tâm → Nhãn hàng	Quản trị viên
Phiếu kiểm kê / điều chỉnh	—	Supervisor hoặc Quản trị viên duyệt

Có thể nhập hàng thẳng từ nhãn hàng về booth, không nhất thiết qua kho trung tâm ★ Đề xuất
Luân chuyển hàng trực tiếp giữa hai điểm mà không phải đem về kho trung tâm rồi phát lại — điểm A thừa, điểm B hết, chạy xe qua là xong. Cần xác nhận hai đầu và ghi nhận người vận chuyển ★ Đề xuất
Kiểm kê kho tại các thời điểm: nhập hàng mới, nhập hàng cũ đã có mã, hàng thay thế sửa chữa
Ba mức quản lý, chọn riêng cho từng mặt hàng — xem giải thích bên dưới ★ Theo góp ý
Sổ kho ghi từng dòng biến động; tồn luôn tính lại được từ sổ — đảm bảo số liệu không sai lệch âm thầm ★ Đề xuất
Không cho xoá phiếu đã xác nhận. Sai thì lập phiếu điều chỉnh ngược, giữ nguyên dấu vết ★ Đề xuất
Báo cáo Xuất – Nhập – Tồn – Trả lại theo Dự án × Kho × Mặt hàng × Khoảng thời gian, các cột: Đầu kỳ · Nhập · Phát ra · Chuyển đi · Chuyển đến · Trả lại · Thất thoát · Cuối kỳ

Giải pháp kiểm kê hàng hoá — tư vấn theo yêu cầu ★ Theo góp ý

Quý khách hỏi về mã vạch và RFID. Chúng tôi đề xuất ba mức, cấu hình riêng cho từng mặt hàng thay vì áp một cách cho tất cả:

Mức	Áp dụng cho	Cách làm
Đếm số lượng	Quà tặng, sản phẩm sampling — số lượng lớn, giá trị thấp	Nhập số + ảnh minh chứng. Không dán mã
Quét theo thùng / lô	Hàng đóng thùng cố định số lượng	Dán mã QR lên thùng, quét khi nhập và khi chuyển giữa các kho
Quét từng cái	Công cụ làm việc; quà giá trị cao cần xác thực từng phần	Dán mã QR lên từng thiết bị, quét khi cấp phát và thu hồi

Khuyến nghị cụ thể:
Nên làm ngay — mã QR cho công cụ làm việc. Điện thoại, bộ đàm, camera, thẻ đeo dùng đi dùng lại qua nhiều ca nhiều dự án, giá trị cao, số lượng ít. Dán QR một lần, mỗi lần bàn giao quét là xong, hết tranh cãi ai làm mất cái nào. Chi phí gần như bằng không.

Không nên làm — dán mã cho quà tặng. Quà activation thường vài nghìn đến vài chục nghìn phần, giá trị mỗi phần thấp. Chi phí dán mã và thời gian quét từng cái tại booth lớn hơn nhiều so với giá trị kiểm soát thu được, lại làm chậm việc phát quà cho khách.

Không khuyến nghị RFID ở giai đoạn này. Phải đầu tư đầu đọc cho từng điểm, tag gắn lên hàng tiêu hao là mất luôn theo hàng. Chi phí không tương xứng với quy mô 20 điểm. RFID chỉ đáng cân nhắc khi vận hành kho cố định quy mô lớn và hàng hoá quay vòng nhiều lần.

H4 · Chênh lệch & Thất thoát

Ghi nhận chênh lệch → quy ra giá trị → xác định người chịu trách nhiệm → chọn hướng xử lý → thông báo đến nhân sự thực hiện.

Hướng xử lý	Hệ quả
Bỏ qua (hao hụt trong định mức)	Điều chỉnh sổ kho, không ảnh hưởng lương
Trừ vào lương	Tự đẩy khoản khấu trừ sang bảng lương của CTV
Bồi thường bằng tiền mặt	Ghi nhận riêng, không qua lương
Chuyển thành sự cố	Lập hồ sơ sự cố để điều tra

Mức khấu trừ tối đa để trống cho từng dự án tự nhập, không áp con số cứng — Quý khách lưu ý đây là hợp đồng thuê ngoài nên không chịu ràng buộc khấu trừ như hợp đồng lao động. Vẫn nên đặt một mức trần để tránh rủi ro pháp lý về sau ★ Theo góp ý
CTV được quyền khiếu nại khoản khấu trừ trong thời hạn quy định ★ Đề xuất

H5 · Công cụ làm việc

Cấp phát công cụ làm việc cho CTV theo từng dự án: điện thoại, sạc dự phòng, camera, thẻ đeo, bộ đàm…
Quản lý số lượng và tình trạng giao – nhận của từng người hoặc theo lô
Thiết bị chung của ekip: bàn giao giữa các ca làm việc, giữa hai người hoặc nhóm với nhóm — nhập đầy đủ nhân sự bàn giao và nhận bàn giao của cả hai nhóm
Mỗi công cụ có giá quy trách nhiệm tương ứng khi mất hoặc hỏng
Ghi nhận tình trạng khi giao/nhận (Tốt / Trầy xước / Hỏng / Mất) kèm ảnh
Nút chụp ảnh nằm ngay trong phiếu bàn giao — ảnh chụp tại thời điểm bàn giao bằng camera của ứng dụng, không cho chọn ảnh có sẵn trong máy. Ảnh upload từ thư viện thì có thể là ảnh chụp hôm trước, mất hết giá trị đối chứng ★ Theo góp ý

Vì sao bắt buộc chụp ảnh tình trạng: đây là căn cứ duy nhất khi phát sinh tranh chấp về thiết bị hỏng hoặc mất giữa các ca.

Chấm công & Tính lương

8 chức năng

Chu trình xử lý ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất bổ sung khâu Duyệt bảng công: yêu cầu ban đầu đi thẳng từ chấm công sang bảng lương. Trong thực tế đây là khâu sinh ra tranh chấp nhiều nhất. Nguyên tắc chúng tôi áp dụng: dữ liệu chấm công thô không bao giờ bị sửa; mọi điều chỉnh nằm ở tầng bảng công và đều ghi rõ người sửa cùng lý do.

Dữ liệu chấm công thô — CTV chấm công, hệ thống ghi nguyên trạng
Bảng công ngày — hệ thống tự tính trạng thái công và điểm lỗi; Quản lý dự án duyệt / điều chỉnh, CTV được khiếu nại
Bảng lương kỳ — cộng thưởng phạt, trừ tạm ứng, trừ thuế
Chốt và chi trả — Quản lý dự án chốt, khoá kỳ, CTV xác nhận thu nhập

I1 · Quy tắc chấm công

Toàn bộ quy tắc là tham số cấu hình, thay đổi được theo từng dự án và theo mong muốn của từng nhãn hàng — đúng như yêu cầu “không áp cố định”.

Tham số	Mặc định đề xuất
Bán kính cho phép chấm công ★	100 m
Chấm công sớm tối đa	60 phút
Thời gian ân hạn không tính muộn ★	10 phút
Bậc thang đi muộn	Xem bảng dưới
Bậc thang về sớm ★	Dùng chung bậc thang với đi muộn
Tự đóng ca khi quên chấm công ra ★	Sau 2 giờ
Bắt buộc ảnh / GPS	Có
Cho chấm công ngoài vùng ★	Có, kèm lý do và cần duyệt

Bậc thang đi muộn ? Cần chốt — xem Q1

Mức đi muộn	Xử lý
Trong thời gian ân hạn	Không phạt
Ân hạn đến 15% thời lượng ca	Trừ 1 điểm
15% – 50% thời lượng ca	Trừ 2 điểm
Trên 50% thời lượng ca	Không tính ca làm

Số bậc và ngưỡng đều thêm/bớt được, không cố định trong mã nguồn ★ Đề xuất
Bậc thang về sớm dùng cùng cấu trúc ★ Đề xuất

Vì sao bổ sung bậc thang về sớm: yêu cầu ban đầu chưa đề cập, nhưng về sớm là tình huống phổ biến ngang đi muộn — thiếu quy tắc này sẽ tạo lỗ hổng trong tính công.

I2 · Hệ thống lỗi & thưởng

Danh mục các loại lỗi và thưởng trong dự án, mỗi loại quy ra điểm số; mức độ lỗi/thưởng liên quan đến điểm số cụ thể
Ở các dự án khác nhau, một điểm tương ứng số tiền khác nhau — cấu hình riêng theo từng dự án
Hai cách ghi nhận: tự động (đi muộn, về sớm, vắng ca, không nộp báo cáo cuối ca, không xác nhận bàn giao) và ghi tay bởi Supervisor (đồng phục không đúng, thái độ với khách, vượt chỉ tiêu, được khách khen) ★ Đề xuất
Lỗi ghi tay bắt buộc có mô tả, thời điểm và người ghi; ảnh là tuỳ chọn ★ Đề xuất
CTV được quyền khiếu nại lỗi ghi tay trong thời hạn quy định ★ Đề xuất
Mức phạt tối đa trên tổng thu nhập kỳ — tránh lương âm và rủi ro pháp lý ★ Đề xuất? Cần chốt
Toàn bộ lỗi và thưởng của từng cá nhân được tổng hợp vào bảng lương cuối cùng

I3 · Bảng công & Duyệt công ★ Đề xuất

Trạng thái công tự sinh: Đủ công / Đi muộn / Về sớm / Thiếu chấm công ra / Vắng ca / Không ghi nhận — kèm số phút đi muộn hoặc về sớm cụ thể
Hệ thống tự thông báo cho CTV khi phát sinh lỗi
Quản lý dự án là người duyệt bảng công, không phải Điều phối viên ★ Theo góp ý
Điều phối viên chỉ đề xuất điều chỉnh và giải trình cho nhóm mình phụ trách; quyền chốt thuộc Quản lý dự án
Duyệt theo ngày hoặc theo tuần, duyệt hàng loạt cho cả điểm
Mọi điều chỉnh phải nhập lý do; bản ghi gốc giữ nguyên và hiển thị dấu “đã điều chỉnh” ★
Sau khi duyệt, CTV không tạo được đơn sửa lỗi cho ca đó nữa trừ khi Quản lý dự án mở lại ★

Vì sao Quản lý dự án duyệt chứ không phải Điều phối viên — theo đúng góp ý của Quý khách. Điều phối viên có thể chính là một CTV được nâng quyền, làm việc cùng nhóm mà mình duyệt công. Để họ vừa chấm vừa duyệt là mở đường cho thông đồng. Điều phối viên vẫn là người nắm tình hình thực tế nên giữ quyền đề xuất, nhưng người ký duyệt phải đứng ngoài nhóm.

Vì sao cần duyệt hàng loạt: một điểm có thể vài chục dòng công mỗi ngày; nếu bắt duyệt từng dòng thì người duyệt sẽ bấm cho xong và khâu kiểm soát mất tác dụng.

I4 · Bảng lương

Thành phần	Cách tính
Tiền công	Tổng (đơn giá ca × hệ số) — chỉ tính ca đã duyệt công
Thưởng / Phạt	(điểm thưởng − điểm phạt) × mức quy đổi của dự án
Cộng thêm	Phí CTV dự phòng, phụ cấp, thưởng thêm khác
Khấu trừ	Bồi thường thất thoát + khoản trừ phạt khác
Tạm ứng	Tổng đã tạm ứng trong kỳ
Thuế TNCN	Nếu áp dụng
Thực nhận	Tiền công + Thưởng/Phạt + Cộng thêm − Khấu trừ − Tạm ứng − Thuế

Quản lý lương theo ngày và theo kỳ dự án, bao gồm ngày công, thưởng phạt theo quy tắc dự án, thưởng thêm và trừ phạt khác nếu có
Cấu hình cách tính tiền ca: trọn ca / theo giờ thực tế ? Cần chốt
Kỳ chốt lương ★ Theo góp ý — hai lựa chọn: chốt một lần cuối dự án, hoặc chia thành nhiều kỳ trong dự án. Với phương án nhiều kỳ, khai mốc ngày kết thúc mỗi kỳ (gọi là ngày X); hệ thống tự đặt X+3 là hạn chốt công và X+8 là hạn chốt lương. Hai số 3 và 8 là mặc định, sửa được trong cấu hình dự án
Chốt lương là khoá kỳ: sau khi chốt không sửa được chấm công, lỗi thưởng hay đơn giá của kỳ đó ★ Đề xuất
Phát hiện sai sau khi chốt → không mở khoá, mà lập khoản điều chỉnh sang kỳ kế tiếp, ghi rõ lý do và kỳ gốc ★ Đề xuất
Xuất bảng lương (Excel) và phiếu lương từng CTV (PDF) theo mẫu

Vì sao không mở khoá kỳ đã chốt: đây là nguyên tắc kế toán chuẩn, bảo vệ tính toàn vẹn của số liệu đã nghiệm thu với nhãn hàng và đã chi trả cho CTV. Quý khách đã chốt đồng ý.

Khấu trừ thuế & Quản lý bản cam kết ★ Theo góp ý

Mặc định khấu trừ 10% trên thu nhập của CTV
CTV có bản cam kết còn hiệu lực thì không khấu trừ — hệ thống tự áp dụng, không phải sửa tay từng người
Bản cam kết có thời hạn và ký riêng cho từng dự án hoặc từng bên chi trả, không dùng chung một bản cho mọi nơi
Lưu lịch sử toàn bộ các bản cam kết đã ký: ký cho dự án nào, hiệu lực từ ngày nào đến ngày nào, tệp đính kèm
Khi tính lương, hệ thống đối chiếu ngày chi trả với thời hạn hiệu lực — hết hạn thì tự động khấu trừ trở lại và báo cho người quản lý
Cảnh báo trước khi bản cam kết hết hạn để kịp ký lại

I5 · Tạm ứng lương

Tạm ứng lương tương đương số ngày công đã làm
Chỉ tạm ứng trên phần công đã được duyệt; mức tối đa theo tỉ lệ cấu hình (mặc định 50%) ★ Đề xuất
Ghi nhận ngày, số tiền, người duyệt, hình thức chi; tự động trừ vào bảng lương kỳ ★ Đề xuất

I6 · CTV xác nhận thu nhập

CTV xác nhận thu nhập khi chốt lương
Không đồng ý → tạo khiếu nại kèm lý do → Quản lý dự án xử lý → có thể sinh khoản điều chỉnh kỳ sau ★ Đề xuất
Quá thời hạn không phản hồi thì coi như đã xác nhận, quy định rõ trong chính sách dự án ★ Đề xuất

I7 · Hoàn ứng chi phí phát sinh tại điểm ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: tiền taxi chở hàng, tiền ăn ca, in gấp standee bị rách, mua thêm băng keo, tiền điện nước tại điểm — Supervisor thường ứng tiền túi rồi cuối tháng gom hoá đơn đi đòi. Không có chỗ ghi nhận thì mảng chi phí dự án luôn thiếu một khoản không nhỏ, và agency chỉ phát hiện lỗ sau khi đã nghiệm thu xong với nhãn hàng.

CTV hoặc Supervisor tạo đề nghị thanh toán ngay tại chỗ: chụp hoá đơn, chọn loại chi phí, nhập số tiền, gắn với dự án và địa điểm cụ thể
Danh mục loại chi phí cấu hình được: vận chuyển · ăn ca · in ấn · vật tư · điện nước tại điểm · chi phí khác
Luồng duyệt hai cấp giống các đơn từ khác; có thể đặt hạn mức tự duyệt cho khoản nhỏ
Ghi nhận hình thức chi trả: hoàn tiền mặt, chuyển khoản, hoặc cộng vào bảng lương kỳ
Tổng hợp chi phí phát sinh theo dự án và theo địa điểm, đưa vào báo cáo nghiệm thu để đối soát với nhãn hàng nếu thuộc khoản nhãn hàng chịu

I8 · Danh mục ngày lễ & hệ số lương ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: yêu cầu ban đầu có nêu “ca làm việc vào ngày lễ tết giá khác” nhưng không có nơi nào khai báo ngày lễ. Nếu để Supervisor tự nhớ và sửa giá từng ca thì chắc chắn sót — mà sót ngày lễ là tranh chấp lương ngay lập tức.

Khai báo danh sách ngày lễ theo năm, dùng chung toàn hệ thống; cho phép thêm ngày đặc biệt riêng của từng dự án (ngày khai trương, ngày cao điểm)
Mỗi loại ngày gắn một hệ số lương: ngày thường · cuối tuần · ngày lễ · ngày cao điểm
Khi sinh lịch và phân ca, hệ thống tự nhận diện và áp hệ số, vẫn cho ghi đè thủ công từng ca nếu cần
Hiển thị rõ hệ số đang áp dụng trên bảng phân ca và trong chi tiết lương của CTV

Đánh giá & Báo cáo nghiệm thu

7 chức năng

J1 · Đánh giá sau dự án

Bộ tiêu chí linh hoạt, tạo được mẫu dùng lại cho các dự án sau
Đánh giá theo từng giai đoạn (ví dụ: đánh giá khả năng học tập trong giai đoạn đào tạo, đánh giá khả năng làm việc) hoặc cho cả dự án
Ba chiều đánh giá: Điều phối viên đánh giá CTV · Bên thực hiện đánh giá Điều phối viên · Bên đặt hàng đánh giá bên thực hiện
Cách thức đơn giản, thao tác nhanh tương tự đánh giá trên các ứng dụng phổ biến
Mỗi tiêu chí có tên, mô tả, thang điểm, trọng số, bắt buộc hay không; kèm ô nhận xét tự do ★ Đề xuất
Giai đoạn này đánh giá một chiều (không cho CTV đánh giá ngược) để giữ hệ thống đơn giản ★ Đề xuất
Kết quả tổng hợp về hồ sơ CTV, làm căn cứ lịch sử năng lực cho các dự án sau

J2 · Bảng điều khiển dự án

Tiến độ dự án, số điểm đang hoạt động
Nhân sự: tỉ lệ lấp đầy định biên, tỉ lệ đi làm đúng giờ, số ca vắng trong ngày
Chỉ tiêu KPI: mục tiêu so với thực tế, theo tổng, theo điểm, theo ngày
Tồn kho theo điểm kèm cảnh báo sắp hết hàng
Sự cố đang mở
Hiển thị khác nhau theo vai trò: Nhãn hàng xem chỉ tiêu và hình ảnh, không xem đơn giá và thông tin lỗi phạt của CTV ★ Đề xuất

J3 · Báo cáo nghiệm thu

Đây là sản phẩm đầu ra quan trọng nhất — thứ Bên thực hiện dùng để nghiệm thu và thanh toán với nhãn hàng.

#	Phần	Nội dung
1	Tổng quan	Số địa điểm, số ngày chạy, số ca, tổng giờ nhân sự
2	Chỉ tiêu KPI	Mục tiêu so với thực tế, biểu đồ theo ngày / theo điểm / theo khung giờ
3	Nhân sự	Số lượt CTV tham gia, tỉ lệ đi làm đúng giờ, danh sách nhân sự
4	Hàng hoá	Nhập, phát ra, tồn, trả lại, thất thoát theo từng mặt hàng
5	Dữ liệu khách hàng	Số lượng thu thập được, phân bố theo điểm và theo ngày
6	Hình ảnh	Ảnh booth theo từng điểm, ảnh hoạt động chọn lọc
7	Sự cố	Danh sách và hướng xử lý
8	Đánh giá	Nhận xét của nhãn hàng

Xuất file PDF theo mẫu thiết kế riêng và Excel số liệu thô
Có bàn giao dữ liệu khách hàng cho nhãn hàng — đây là dữ liệu do chiến dịch của họ tạo ra nên họ có quyền nhận. Thao tác xuất được ghi nhật ký riêng: ai xuất, lúc nào, bao nhiêu bản ghi ★ Theo góp ý
Cơ sở pháp lý nằm ở khâu thu thập: form thu data tại điểm có điều khoản đồng ý chia sẻ thông tin cho nhãn hàng, khách tự đọc và tự tick. Không có đồng ý thì bản ghi đó không được đưa vào tệp bàn giao
Ô ký tay trên màn hình để khách xác nhận đã đọc và đồng ý — chắc chắn hơn một ô tick, và là bằng chứng tốt hơn nhiều nếu sau này có khiếu nại về dữ liệu cá nhân ★ Theo góp ý

J4 · Báo cáo tổng thể

Báo cáo tổng hợp trên nhiều dự án, lọc theo thời gian, phân loại dự án, bên thực hiện, nhãn hàng, địa điểm — phục vụ đánh giá hiệu quả hoạt động chung của đơn vị

J5 · Tuỳ biến bảng điều khiển ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: mỗi vai trò quan tâm những con số khác nhau — Quản lý dự án nhìn tỉ lệ lấp đầy nhân sự, Điều phối viên nhìn ca vắng hôm nay, bên đặt hàng nhìn chỉ tiêu. Cho phép tự sắp xếp giúp mỗi người thấy đúng thứ mình cần, thay vì phải xây nhiều màn hình riêng.

Thư viện widget (biểu đồ, con số, danh sách); người dùng kéo thả sắp xếp bảng điều khiển của mình; quản trị viên đặt bố cục mặc định cho từng vai trò

J6 · Phiếu kiểm tra điểm ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: đơn vị thực hiện và nhãn hàng vẫn đi thị sát booth trong lúc chiến dịch chạy, hiện tại chỉ chụp ảnh gửi nhóm chat rồi thôi. Chuẩn hoá thành phiếu kiểm tra tạo ra bằng chứng độc lập bên cạnh số liệu do chính CTV nhập — đây là thứ có sức thuyết phục cao nhất trong báo cáo nghiệm thu.

Người kiểm tra (Quản lý dự án, Điều phối viên, hoặc Người xem báo cáo) tạo phiếu ngay tại điểm trên điện thoại
Bộ tiêu chí kiểm tra cấu hình theo dự án: booth setup đúng thiết kế chưa · hàng hoá bày đủ chưa · CTV có mặt đủ và mặc đồng phục đúng chưa · thái độ phục vụ · vệ sinh khu vực · vật phẩm truyền thông còn nguyên vẹn không
Mỗi tiêu chí có thang điểm và ô ghi chú; bắt buộc kèm ảnh minh chứng
Ghi nhận yêu cầu khắc phục kèm hạn xử lý, giao cho Điều phối viên phụ trách điểm; theo dõi đến khi đóng
Tổng hợp điểm kiểm tra theo địa điểm và theo thời gian, đưa vào báo cáo nghiệm thu

J7 · Đối soát số liệu với nhãn hàng ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: yêu cầu ban đầu coi báo cáo nghiệm thu là “xuất ra file là xong”. Thực tế nhãn hàng sẽ có ý kiến về số liệu, và việc trao đổi qua email kèm nhiều phiên bản file khiến quá trình thanh toán kéo dài. Có vết đối soát rõ ràng thì chốt nhanh hơn nhiều.

Bên thực hiện gửi bản nháp báo cáo nghiệm thu cho nhãn hàng xem trực tiếp trên hệ thống
Nhãn hàng phản hồi theo từng mục số liệu — chấp nhận, hoặc nêu ý kiến kèm lý do
Bên thực hiện giải trình hoặc điều chỉnh; mọi lần điều chỉnh đều ghi lại giá trị trước và sau, kèm người thực hiện
Khi hai bên thống nhất, báo cáo được chốt và khoá, xuất bản chính thức làm căn cứ thanh toán
Lưu toàn bộ lịch sử trao đổi và các phiên bản báo cáo

Thông báo, Truy vết & Tiện ích mở rộng

9 chức năng

K1 · Hệ thống thông báo

Kênh: thông báo trong ứng dụng (thời gian thực), thông báo đẩy về điện thoại, email, tin nhắn SMS/Zalo cho việc quan trọng ★
Mười loại sự kiện sinh thông báo: được phân ca · lịch thay đổi · bị ghi lỗi · đơn được duyệt hoặc từ chối · có phiếu hàng chờ xác nhận · có bàn giao chờ xác nhận · lương đã chốt · tài liệu mới · sự cố mức cao · nhắc trước giờ vào ca ★ Đề xuất

K2 · Gửi email hệ thống ★ Đề xuất

Hạ tầng gửi email và bộ mẫu email: mời ứng viên, thông báo kết quả tuyển dụng, gửi phiếu lương, gửi báo cáo định kỳ cho nhãn hàng. Mẫu email chỉnh sửa được trên giao diện

K3 · Nhật ký hoạt động & Lịch sử thay đổi dữ liệu ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất — và khuyến nghị không cắt hạng mục này: không có nhật ký thì mọi tranh chấp về lương và hàng hoá đều không có căn cứ giải quyết. Đây là hạng mục ít được chú ý nhất nhưng lại là thứ bảo vệ đơn vị vận hành khi xảy ra sự cố.

Nhật ký thao tác: ghi lại mọi hành động ảnh hưởng đến tiền bạc và trách nhiệm — sửa bảng công, sửa đơn giá, xử lý thất thoát, chốt và mở lại lương, thay đổi chính sách dự án, xuất dữ liệu khách hàng. Kèm người thực hiện, thời điểm, địa chỉ IP
Lịch sử thay đổi dữ liệu: với các đối tượng quan trọng (phân công, chấm công, phiếu kho, bảng lương), ghi lại từng trường bị sửa, giá trị cũ và giá trị mới — tra cứu được bất kỳ lúc nào
Lưu bản chốt tại các mốc quan trọng ★ Theo góp ý — khi duyệt bảng công, khi chốt lương, khi chốt báo cáo nghiệm thu, hệ thống lưu lại nguyên trạng số liệu tại thời điểm đó. Về sau tra cứu là đọc đúng bản đã chốt, không phải dựng lại từ lịch sử sửa đổi

K4 · Tác vụ nền & Hẹn giờ ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: nhiều nghiệp vụ phải chạy tự động theo thời gian, không thể chờ người bấm nút.

Tự đóng ca khi quên chấm công ra · tự tính điểm lỗi cuối ngày · gửi nhắc trước giờ vào ca · gửi nhắc ca chưa xác nhận · tự đánh dấu lời mời hết hạn · tổng hợp số liệu báo cáo định kỳ · dọn dẹp ảnh quá hạn lưu trữ. Có màn hình giám sát tác vụ và chạy lại khi lỗi

K5 · Tuỳ biến bảng danh sách ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: các màn hình danh sách trong hệ thống có rất nhiều cột (danh sách CTV, phân ca, bảng công). Mỗi người dùng quan tâm bộ cột khác nhau. Không có tính năng này, màn hình sẽ hoặc quá tải hoặc thiếu thông tin.

Chọn cột hiển thị, sắp xếp thứ tự cột, đặt bộ lọc mặc định, lưu thành “chế độ xem” cá nhân và chuyển đổi nhanh giữa các chế độ xem

K6 · Trường dữ liệu mở rộng ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: mỗi nhãn hàng có thể yêu cầu thu thập thêm một vài thông tin đặc thù mà hiện tại chưa lường trước được. Có cơ chế này thì bổ sung trường mới là thao tác cấu hình, không phải yêu cầu phát triển và không phát sinh chi phí.

Thêm trường tuỳ chỉnh cho hồ sơ CTV, thông tin dự án, thông tin địa điểm — chọn kiểu dữ liệu, đặt bắt buộc hay không, quyết định có hiển thị trong báo cáo hay không

K7 · Kết nối hệ thống bên ngoài ★ Đề xuất

Vì sao đề xuất: nhãn hàng thường đã có hệ thống CRM hoặc Zalo OA riêng và muốn dữ liệu khách hàng chảy về đó ngay trong lúc chiến dịch chạy, thay vì chờ cuối kỳ nhận file Excel.

Cơ chế bắn sự kiện tự động ra hệ thống bên ngoài khi có dữ liệu khách hàng mới, khi ca kết thúc, khi chỉ tiêu đạt mốc. Có màn hình cấu hình địa chỉ nhận, khoá bảo mật, nhật ký gửi và tự gửi lại khi lỗi

K8 · Giao diện & Quản lý menu ★ Đề xuất

Bố cục hiển thị, chế độ sáng / tối, thiết lập bộ nhận diện của đơn vị, quản lý menu và phân quyền hiển thị menu theo vai trò — mỗi vai trò chỉ nhìn thấy đúng những mục mình được dùng

K9 · Giám sát hệ thống & Trang bảo trì ★ Đề xuất

Trang kiểm tra tình trạng hệ thống (máy chủ, cơ sở dữ liệu, lưu trữ, tác vụ nền); trang thông báo bảo trì khi cần nâng cấp; theo dõi dung lượng lưu trữ ảnh và cảnh báo khi sắp đầy

Giao diện lập trình cho ứng dụng mobile

5 hạng mục

Bao gồm toàn bộ API phục vụ ứng dụng của CTV. Không bao gồm việc lập trình ứng dụng — phần xây dựng app iOS/Android là hạng mục riêng.

L1 · Thiết kế & chuẩn hoá API

Rà soát toàn bộ giao diện lập trình dùng cho mobile, chuẩn hoá định dạng dữ liệu và mã lỗi, quản lý phiên bản API để ứng dụng cũ vẫn chạy được khi máy chủ nâng cấp

L2 · Xác thực cho thiết bị di động

Xác thực bằng token, cơ chế duy trì phiên dài ngày (CTV không phải đăng nhập lại mỗi ca), tự động làm mới token, thu hồi quyền truy cập khi tài khoản bị khoá

L3 · API đồng bộ dữ liệu offline

Quy chuẩn dữ liệu cho chấm công và ghi nhận hoạt động khi mất mạng; nhận dữ liệu theo lô; xử lý bản ghi trùng lặp khi ứng dụng gửi lại; ghi nhận cả thời điểm trên thiết bị và thời điểm máy chủ nhận để đối chiếu; xử lý xung đột khi cùng một ca có nhiều bản ghi

L4 · Tối ưu cho mạng yếu

Phân trang, rút gọn dữ liệu trả về, tải ảnh có nén, tự động gửi lại khi lỗi, giảm dung lượng truyền tải

Vì sao cần hạng mục riêng: booth thường đặt trong trung tâm thương mại hoặc toà nhà — nơi sóng di động yếu. Không tối ưu thì CTV sẽ không dùng được ứng dụng đúng lúc cần nhất.

L5 · Tài liệu & bộ công cụ cho đội mobile

Tài liệu API đầy đủ, bộ mẫu gọi thử, thư viện kết nối sinh tự động cho ứng dụng, tài liệu hướng dẫn tích hợp và môi trường thử nghiệm riêng

PHẦN IIITham số cấu hình theo dự án

Toàn bộ 51 tham số dưới đây thay đổi được cho từng dự án mà không cần lập trình lại và không phát sinh chi phí.

#	Tham số	Mặc định
CHẤM CÔNG
1	Bán kính cho phép chấm công (m)	100
2	Chấm công sớm tối đa (phút)	60
3	Thời gian ân hạn không tính muộn (phút)	10
4	Bậc thang đi muộn (số bậc và ngưỡng)	3 bậc
5	Bậc thang về sớm	3 bậc
6	Giờ tự đóng ca khi quên chấm công ra	2 giờ
7	Bắt buộc chụp ảnh khi chấm công	Có
8	Bắt buộc có GPS	Có
9	Cho phép chấm công ngoài vùng	Có, cần lý do và duyệt
LỖI & THƯỞNG
10	Danh mục lỗi / thưởng và điểm số	Sao chép từ mẫu
11	Quy đổi 1 điểm = bao nhiêu tiền	Theo dự án
12	Mức phạt tối đa (% thu nhập kỳ)	30%
13	Thời hạn khiếu nại lỗi (ngày)	3
LƯƠNG
14	Cách tính tiền ca (trọn ca / theo giờ)	Trọn ca
15	Kỳ chốt lương	Theo dự án
16	Bật khấu trừ thuế TNCN	Tắt
17	Ngưỡng và tỉ lệ khấu trừ thuế	Theo kế toán
18	Bật tạm ứng lương	Tắt
19	Mức tạm ứng tối đa (%)	50%
20	Thời hạn CTV xác nhận thu nhập (ngày)	5
20b	Thời hạn CTV xác nhận bảng công (ngày) ★	3
21	Hệ số lương theo loại ngày (thường / cuối tuần / lễ / cao điểm)	1,0 / 1,0 / 2,0 / 1,5
ĐƠN TỪ
22	Bật đơn sửa lỗi chấm công	Bật
23	Số lần sửa lỗi tối đa trong dự án	3
24	Thời hạn nộp đơn sửa lỗi (ngày)	3
25	Bật đơn xin nghỉ ca	Bật
26	Phải xin nghỉ ca trước (giờ)	24
27	Bật đơn xin nghỉ dự án	Bật
28	Bật đơn đổi ca	Bật
29	Bật đơn yêu cầu thêm hàng	Bật
30	Cấp duyệt đơn	Điều phối viên → Quản lý dự án
KHO HÀNG
31	Số người xác nhận khi nhận hàng tại booth	1 người / Tất cả
32	Bắt buộc bàn giao ca	Có
33	Cho phép tồn âm tạm thời	Có
34	Thời gian tự xác nhận bàn giao (phút)	30
35	Mức hao hụt cho phép (%)	0
ĐÀO TẠO & HỢP ĐỒNG
36	Bắt buộc hoàn thành đào tạo trước ca đầu	Tắt
37	Bắt buộc đạt bài kiểm tra	Tắt
38	Điểm đạt bài kiểm tra (%)	70
39	Số lần làm lại bài kiểm tra	3
40	Thời gian làm bài (phút)	15
41	Bắt buộc ký hợp đồng trước ca đầu	Bật
HOẠT ĐỘNG TẠI ĐIỂM
42	Danh sách loại hoạt động và cấu hình từng loại	Theo dự án
43	Bật checklist mở / đóng booth	Bật
44	Nội dung checklist	Theo dự án
45	Bắt buộc báo cáo cuối ca	Bật
46	Cảnh báo trùng số điện thoại khách	Bật
ĐÁNH GIÁ & KHÁC
47	Bộ tiêu chí đánh giá	Sao chép từ mẫu
48	Thời điểm đánh giá	Cuối dự án
49	Bật CTV dự phòng	Tắt
50	Mức phí CTV dự phòng	Theo dự án
51	Số giờ làm tối đa của một CTV trong ngày	12

PHẦN IVVòng đời trạng thái & Phân quyền

4.1 · Vòng đời trạng thái

Đối tượng	Vòng đời
Dự án	Nháp → Đang tuyển → Sẵn sàng → Đang chạy → Kết thúc vận hành → Đã nghiệm thu → Đã chốt lương → Đóng
Ứng viên	Mới nộp → Đã liên hệ → Hẹn phỏng vấn → Đã phỏng vấn → Đạt → Đã gửi lời mời → Đã xác nhận Nhánh rẽ: Không đạt / Từ chối / Không phản hồi
Hồ sơ CTV	Nháp → Chờ duyệt → Đã duyệt / Từ chối Song song: Cấp 1 → Đầy đủ
Phân công	Đã phân → Đã xác nhận → Đang làm → Hoàn thành Nhánh rẽ: Vắng ca / Đã huỷ / Đã đổi
Chấm công	Đã ghi nhận → Chờ duyệt → Đã duyệt Nhánh rẽ: Đã điều chỉnh / Từ chối
Phiếu kho	Nháp → Chờ xác nhận → Đã xác nhận Nhánh rẽ: Có chênh lệch → Chờ xử lý → Đã xử lý
Đơn từ	Nháp → Chờ duyệt → Đã duyệt / Từ chối → Đã áp dụng
Sự cố	Mới → Đang xử lý → Đã xử lý → Đóng
Bảng lương	Nháp → Chờ duyệt → Đã duyệt → Đã chốt → Đã trả
Hợp đồng	Nháp → Chờ ký → Đã ký Nhánh rẽ: Từ chối / Đã huỷ

Các ràng buộc bảo vệ dữ liệu

Dự án chuyển sang Đang chạy → khoá chính sách và bảng giá gốc
Dự án Đã chốt lương → khoá toàn bộ chấm công, lỗi thưởng và sổ kho của kỳ đó
Ca Hoàn thành mà chưa có báo cáo cuối ca → cảnh báo, có thể áp lỗi
Không xoá được bất kỳ bản ghi nào đã phát sinh dữ liệu tiền bạc hoặc hàng hoá phía sau

4.2 · Ma trận phân quyền

Cột là vai trò trong dự án (tầng 2), không phải loại tài khoản. Chủ tài khoản doanh nghiệp mặc định có toàn quyền trên các dự án của doanh nghiệp mình.

Hành động	Quản lý dự án	Điều phối viên	Lead ca	CTV	Người xem báo cáo
Tạo / sửa dự án	●	—	—	—	—
Sửa chính sách dự án	●	—	—	—	—
Mời & quản lý thành viên doanh nghiệp	●	—	—	—	—
Xem giá bán (bên đặt hàng trả)	●	—	—	—	●
Xem giá trung gian	●	◐	—	—	—
Xem giá chi trả cho CTV	●	●	—	◐	—
Tuyển dụng, duyệt ứng viên	●	◐	—	—	—
Phân ca	●	◐	—	—	—
Sửa lịch ca	●	◐	—	—	—
Chấm công	—	●	●	●	—
Ghi lỗi / thưởng	●	●	—	—	—
Duyệt bảng công	●	—	—	—	—
Đề xuất điều chỉnh công	●	●	—	—	—
Chốt lương	●	—	—	—	—
Duyệt đơn từ	●	●	—	—	—
Tạo đơn từ	—	●	●	●	—
Xuất kho trung tâm về booth	●	◐	—	—	—
Xác nhận nhận hàng tại booth	—	●	●	●	—
Xử lý thất thoát	●	◐	—	—	—
Ghi nhận hoạt động tại điểm	—	●	●	●	—
Xem dữ liệu khách hàng chi tiết	●	◐	—	—	◐
Xem báo cáo nghiệm thu	●	◐	—	—	●
Xem thông tin cá nhân / CCCD của CTV	●	●	—	◐	—

● Toàn quyền · ◐ Có điều kiện, theo phạm vi địa điểm được giao hoặc chỉ dữ liệu của chính mình · — Không áp dụng

PHẦN VNội dung cần Quý khách xác nhận

Tài liệu này đã cập nhật theo 69 góp ý của Quý khách. Phần dưới đây gồm những nội dung đã chốt và những câu mới phát sinh từ chính các góp ý đó.

5.1 · Đã chốt trong vòng rà soát vừa rồi

Ghi lại để hai bên cùng theo dõi, không cần trả lời thêm.

Nội dung	Kết luận
Mô hình vai trò	Hai tầng — loại tài khoản (Tổ chức / CTV) và vai trò trong dự án. Điều phối viên nằm ở tầng hai, gán được cho cả hai loại tài khoản
Người duyệt bảng công	Quản lý dự án, không phải Điều phối viên — tránh thông đồng
Bậc thang đi muộn & về sớm	Ân hạn 10 phút không phạt · đến 15% trừ 1 điểm · 15–50% trừ 2 điểm · trên 50% không tính ca. Số mặc định, sửa được
Cách tính tiền ca	Mặc định trọn ca; đi muộn về sớm xử lý bằng điểm phạt
Kỳ chốt lương	Cuối dự án, hoặc chia nhiều kỳ. Ngày X là mốc kỳ · X+3 chốt công · X+8 chốt lương
Thuế thu nhập cá nhân	Mặc định khấu trừ 10%; có bản cam kết còn hiệu lực thì miễn. Cam kết ký riêng từng dự án, có thời hạn, lưu lịch sử
Hợp đồng điện tử	Giai đoạn này chỉ xác nhận trực tuyến, không tích hợp chứng thư số. Bắt buộc ký trước ca đầu hay không thì bật/tắt theo dự án
Quy mô giai đoạn 1	20 địa điểm
Nhãn hàng xem số liệu	Xem thời gian thực ở mức tổng hợp
Hàng thừa cuối dự án	Trả về nhãn hàng, có bước phê duyệt xác nhận
Tạm giữ thù lao đến khi trả thiết bị	Có áp dụng, quy định trong hợp đồng khung với CTV
Lịch sử làm việc của CTV	Doanh nghiệp chỉ thấy dự án do chính mình chạy
Mức phạt / khấu trừ tối đa	Để trống cho từng dự án tự nhập, không áp con số cứng
Mini game	Có làm vòng quay may mắn và bốc thăm trúng thưởng
Chấm công tự động	Có làm, nhưng chỉ áp dụng cho chấm ra — xem câu Q3 bên dưới
Link giới thiệu đo kênh tuyển dụng	Để lại giai đoạn sau

5.2 · Câu hỏi mới phát sinh — cần Quý khách trả lời

#	Nội dung	Đề xuất của chúng tôi
Q1	Tên đăng nhập. Quý khách góp ý bỏ số điện thoại vì hay đổi, dùng CCCD hoặc tên người dùng. Nhưng CTV mới vào chưa nộp CCCD ngay (hồ sơ cấp 1) thì lấy gì để đăng nhập?	Dùng tên người dùng tự chọn; số điện thoại và email chỉ để khôi phục mật khẩu; CCCD vẫn là định danh duy nhất để chống một người tạo nhiều tài khoản, nhưng không dùng làm tên đăng nhập
Q2	Bỏ tự động khoá tài khoản. Chúng tôi đã bỏ theo góp ý. Nhưng bỏ hoàn toàn thì tài khoản có thể bị dò mật khẩu tự động không giới hạn	Không khoá tài khoản, nhưng giãn dần thời gian giữa các lần thử sau vài lần sai. Người dùng thật gần như không thấy khác biệt, máy dò mật khẩu thì bị chặn
Q3	Chấm công tự động. Nếu tự động cả vào lẫn ra thì không còn ảnh nào làm bằng chứng cho cả ca, và người chỉ đi ngang qua booth vẫn được ghi đủ công	Chỉ tự động cho chấm RA; chấm VÀO vẫn bấm tay kèm ảnh. Giữ được bằng chứng có mặt mà vẫn giải quyết đúng nỗi lo quên chấm ra
Q4	Mini game chạy trên máy nào? CTV cầm máy cho khách chơi, hay khách quét mã rồi chơi trên điện thoại của chính họ?	Giai đoạn 1 làm trên máy của CTV — không phụ thuộc máy khách, không cần khách cài gì, và CTV kiểm soát được số lượt
Q5	Lead ca là ai? Là một CTV được nâng quyền trong ca đó, hay là Điều phối viên có mặt tại điểm? Có phụ cấp riêng cho vai trò này không?	Là một CTV được nâng quyền trong đúng ca đó. Nếu có phụ cấp thì khai như một khoản cộng thêm trong bảng giá ca
Q6	Số lượng Chủ tài khoản doanh nghiệp. Chỉ một người hay bắt buộc từ hai người trở lên?	Ít nhất hai người. Một Chủ tài khoản duy nhất mà nghỉ đột ngột thì cả doanh nghiệp bị kẹt, không ai mời thêm người, không ai gỡ ai được
Q7	Tài liệu về kỳ chốt lương. Đường dẫn Quý khách gửi ở góp ý mục I4 thuộc không gian làm việc nội bộ, chúng tôi không mở được	Nhờ Quý khách gửi lại nội dung hoặc ảnh chụp. Chúng tôi đã tạm mô tả theo phần Quý khách ghi trực tiếp trong góp ý (X+3 chốt công, X+8 chốt lương)

5.3 · Vấn đề chúng tôi thấy cần Quý khách cân nhắc

Không phải câu hỏi bắt buộc, nhưng là những chỗ chúng tôi cho rằng sẽ phát sinh khi vận hành thật.

#	Vấn đề	Đề xuất
Q8	Điều phối viên là CTV thì tự chấm công thế nào? Người này vừa quản nhóm vừa tự chấm công cho bản thân	Công của Điều phối viên do Quản lý dự án duyệt trực tiếp, không nằm chung lô duyệt với nhóm mà họ phụ trách
Q9	Một CTV nhận ca ở hai đơn vị khác nhau cùng khung giờ. Lịch cá nhân sẽ chặn được, nhưng CTV có thể cố tình nhận rồi bỏ một bên	Ghi nhận vào điểm tin cậy và cảnh báo cho đơn vị bị bỏ ca. Không chặn cứng vì hệ thống không có quyền quyết định thay CTV
Q10	Ai chịu chi phí khi nhãn hàng huỷ điểm sát ngày? Ca đã phân, CTV đã xác nhận và sắp xếp lịch	Cần thoả thuận rõ trong hợp đồng với nhãn hàng. Hệ thống hỗ trợ hai trạng thái huỷ ca: có trả tiền và không trả tiền, ngưỡng thời gian cấu hình theo dự án

PHỤ LỤCTổng hợp các hạng mục chúng tôi đề xuất bổ sung

Dưới đây là những nội dung không có trong yêu cầu ban đầu nhưng chúng tôi khuyến nghị đưa vào Giai đoạn 1, kèm lý do.

#	Hạng mục	Vì sao cần
1	Khâu Duyệt bảng công giữa chấm công và tính lương	Yêu cầu đi thẳng từ chấm công sang lương. Đây là khâu sinh ra tranh chấp nhiều nhất trong thực tế
2	Mô hình Hoạt động tại điểm thống nhất	Gom phát quà, sampling, thu data, mini game về một mô hình — thêm hình thức mới sau này không phát sinh chi phí phát triển
3	Báo cáo cuối ca	Nguồn dữ liệu chính cho báo cáo nghiệm thu; không có thì phải tổng hợp thủ công cuối dự án
4	Checklist mở / đóng booth	Bằng chứng hình ảnh rẻ nhất và thuyết phục nhất với nhãn hàng
5	Bảng giá ba lớp	Giải bài toán Supervisor hưởng chênh lệch mà Quý khách đã nêu
6	Điểm tin cậy của CTV	Bỏ ca là rủi ro tốn kém nhất; cần nhìn thấy trước khi phân ca
7	Mẫu ca và sinh lịch theo quy tắc lặp	Giải bài toán “nhiều tuần, cách ngày, giờ khác nhau từng ngày”
8	Giới hạn phạm vi chấm công, xử lý quên chấm công ra, bậc thang về sớm	Ba tình huống xảy ra hàng ngày mà yêu cầu ban đầu chưa nêu
9	Mức phạt và khấu trừ tối đa	Tránh lương âm và rủi ro pháp lý
10	Khoá kỳ lương và điều chỉnh sang kỳ sau	Bảo vệ tính toàn vẹn của số liệu đã nghiệm thu
11	Ô đồng ý thu thập dữ liệu khách hàng	Yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 13/2023 về bảo vệ dữ liệu cá nhân
12	Xác thực OTP chống spam form ứng tuyển	Không có thì dữ liệu ứng viên bị spam ngay tuần đầu
13	Nhật ký hoạt động và lịch sử thay đổi dữ liệu	Không có thì mọi tranh chấp lương và hàng hoá đều không có căn cứ giải quyết
14	Sao chép dự án	Tiết kiệm thời gian lớn nhất cho đơn vị chạy chiến dịch lặp lại theo quý
15	Thao tác hàng loạt ở quản lý ứng viên và duyệt công	Quy mô vài trăm bản ghi mỗi ngày, không thể xử lý từng dòng
16	Xác thực hai lớp	Tài khoản giữ vai trò Quản lý dự án nắm quyền chốt lương — bị chiếm quyền là thiệt hại tài chính trực tiếp
17	Lịch sử đăng nhập	Chống gian lận nhờ người khác chấm công hộ — dạng gian lận phổ biến nhất trong vận hành CTV
18	Nhập dữ liệu hàng loạt từ Excel	Rào cản lớn nhất khiến dự án chậm khởi động là đưa dữ liệu ban đầu vào hệ thống
19	Đa ngôn ngữ giao diện	Hạ tầng phải làm từ đầu; bổ sung sau là rà lại toàn bộ màn hình, chi phí gấp nhiều lần
20	Trường dữ liệu mở rộng	Nhãn hàng phát sinh yêu cầu thu thêm thông tin — cấu hình thay vì phát triển mới
21	Thay người khẩn cấp khi CTV bỏ ca	Tình huống xảy ra gần như mỗi ngày và tốn kém nhất; hiện Điều phối viên phải gọi điện lần lượt từng người
22	Hoàn ứng chi phí phát sinh tại điểm	Supervisor ứng tiền túi cho taxi, ăn ca, in gấp — không có chỗ ghi nhận thì chi phí dự án luôn thiếu một khoản
23	Phiếu kiểm tra điểm	Bằng chứng độc lập bên cạnh số liệu do chính CTV nhập — có sức thuyết phục cao nhất khi nghiệm thu
24	Đối soát số liệu với nhãn hàng trước khi chốt	Nhãn hàng luôn có ý kiến về số liệu; có vết đối soát thì thanh toán nhanh hơn nhiều
25	Checklist đóng dự án	Không có thì công cụ thất lạc, hàng thừa không ai trả, lương treo vài tháng
26	Danh mục ngày lễ & hệ số lương	Yêu cầu có nêu “ca ngày lễ giá khác” nhưng không có nơi khai báo; để nhớ thủ công là sót và tranh chấp
27	Luân chuyển hàng giữa hai điểm	Điểm A thừa, điểm B hết — thực tế chạy xe qua thẳng, không ai đem về kho rồi phát lại
28	Ca mở cho CTV tự nhận	Với hàng chục địa điểm, phân ca thủ công từng người là khối lượng rất lớn và luôn trễ

Chúng tôi sẵn sàng trao đổi chi tiết từng hạng mục và điều chỉnh phạm vi triển khai theo kế hoạch ngân sách của Quý khách.

Người liên hệ: [Họ tên] · [Điện thoại] · [Email]

Xuất góp ý

PHẦN ITổng quan giải pháp

1.1 · Bối cảnh & định vị

Ba trục giá trị chạy song song

1.2 · Trục dữ liệu xương sống

Ba nguyên tắc thiết kế nền tảng

1.3 · Mô hình vai trò hai tầng

Tầng 1 — Loại tài khoản ★ Đề xuất

Tầng 2 — Vai trò trong từng dự án ★ Đề xuất

Quan hệ giữa các bên trong một dự án

Ví dụ cụ thể — ba tình huống thường gặp

Vì sao mô hình này cho phép nhiều đơn vị dùng chung một hệ thống

1.4 · Nguyên tắc cấu hình động

Những gì cố ý giữ cố định

1.5 · Phạm vi bàn giao

1.6 · Công nghệ

1.7 · Quy mô hệ thống

1.8 · Ký hiệu sử dụng trong tài liệu

PHẦN IIChi tiết chức năng & nghiệp vụ

Quản lý người dùng đa vai trò & Kiểm soát truy cập

Hồ sơ đối tác, Danh mục & Kho địa điểm tổ chức

Địa điểm hai cấp ★ Theo góp ý

Tiện ích hệ thống

Hồ sơ nhân sự (CTV)

Lịch làm việc cá nhân của CTV ★ Theo góp ý

Quản lý dự án

Xử lý khi CTV bấm nhầm loại quà ★ Theo góp ý

Sau khi thu hồi quyền, CTV còn thấy gì? ★ Theo góp ý

Tuyển dụng

Đào tạo & Hợp đồng

Lịch & Phân ca

Vận hành tại điểm

Sáu trạng thái công ★ Theo góp ý

Chấm công tự động ★ Theo góp ý

Ai xác nhận — có Lead ca hay tất cả cùng xác nhận ★ Theo góp ý

Cách hiển thị quy trình xác nhận ★ Theo góp ý

Hàng hoá & Công cụ làm việc

Mô hình kho hàng

Giải pháp kiểm kê hàng hoá — tư vấn theo yêu cầu ★ Theo góp ý

Chấm công & Tính lương

Chu trình xử lý ★ Đề xuất

Khấu trừ thuế & Quản lý bản cam kết ★ Theo góp ý

Đánh giá & Báo cáo nghiệm thu

Thông báo, Truy vết & Tiện ích mở rộng

Giao diện lập trình cho ứng dụng mobile

PHẦN IIITham số cấu hình theo dự án

PHẦN IVVòng đời trạng thái & Phân quyền

4.1 · Vòng đời trạng thái

4.2 · Ma trận phân quyền

PHẦN VNội dung cần Quý khách xác nhận

5.1 · Đã chốt trong vòng rà soát vừa rồi

5.2 · Câu hỏi mới phát sinh — cần Quý khách trả lời

5.3 · Vấn đề chúng tôi thấy cần Quý khách cân nhắc

PHỤ LỤCTổng hợp các hạng mục chúng tôi đề xuất bổ sung